Rehber

Otel programı: nedir, ne yapar, nasıl seçilir?

Bu sayfa bir ürün tanıtımı değil, konu rehberidir. Otel programının ne olduğunu, bir tesiste gün boyunca hangi işleri üstlendiğini, hangi modüllerden oluştuğunu, bulut ve kurulu sistem farkını, seçerken bakılacak ölçütleri ve fiyatların nasıl belirlendiğini açıklar. HMS'nin nasıl çalıştığını görmek için ürün sayfasına geçebilirsiniz.

Kısaca: Otel programı, bir konaklama tesisinin rezervasyon, giriş-çıkış, oda durumu, kimlik bildirimi, fatura ve raporlama işlerini tek veritabanında yürüten yazılımdır; uluslararası adı PMS'tir (Property Management System). Günümüzde çoğu otel programı bulut tabanlıdır: kurulum gerektirmez, tarayıcıdan ve telefondan kullanılır, aylık veya yıllık abonelikle satılır. Kanal yöneticisi, online rezervasyon motoru ve KBS entegrasyonu ya programın içinde gelir ya da ayrı ürün olarak eklenir; seçim yaparken en çok bu üçünün pakete dahil olup olmadığına bakılır.

Tanım

Otel programı nedir?

Otel programı, tesisin odalarını, misafirlerini ve parasını aynı kayıt üzerinde izleyen yazılımdır. Bir rezervasyon açıldığında oda o tarihler için satıştan düşer; misafir geldiğinde kimlik bilgileri kayda işlenir ve resmi bildirime gider; konaklama boyunca alınan ekstralar aynı hesaba yazılır; çıkışta fatura bu hesaptan kesilir; gün sonunda kasa ve doluluk raporu bu kayıtlardan üretilir. Programın asıl işi, bu zincirin her halkasını aynı veriden beslemektir. Ayrı ayrı tutulan defter, Excel ve kanal panelleri bu bütünlüğü sağlayamaz.

Türkçede otel programı, otel yazılımı, otel otomasyonu ve otel yönetim sistemi aynı ürün türünü anlatır. Yabancı kaynaklarda kullanılan PMS kısaltması da aynı anlama gelir; ancak PMS dendiğinde çoğu zaman yalnızca ön büro çekirdeği kastedilir. Türkiye'de otel programı denince bu çekirdeğe ek olarak kanal yöneticisi, online rezervasyon ve kimlik bildirim (KBS) entegrasyonu da beklenir, çünkü küçük ve orta ölçekli tesislerde bu işler aynı personel tarafından aynı ekrandan yürütülür.

Otel programı ile kanal yöneticisi sık karıştırılır. Kanal yöneticisi, otelin müsaitlik ve fiyatını Booking.com, Expedia gibi satış kanallarına dağıtan ve gelen rezervasyonları toplayan araçtır; tek başına check-in, fatura veya rapor üretmez. Otel programı ise tesisin içindeki operasyonu yönetir. İkisi ayrı ürün olarak da alınabilir, ancak müsaitliğin tek havuzda tutulması için aynı sistemin parçası olmaları tercih edilir.

Tarihsel olarak otel programları tesisteki bir bilgisayara kurulur, veriler o bilgisayarda tutulur ve lisans bir kez satın alınırdı. 2010'lu yıllardan itibaren bulut tabanlı modele geçildi: yazılım sağlayıcının sunucusunda çalışır, tesis tarayıcıdan bağlanır, ücret abonelik olarak ödenir. Türkiye'de bu modelle çalışan ilk otel programı 2010'da yayınlanan HMS'dir. Bugün yeni kurulan tesislerin büyük çoğunluğu bulut tabanlı program kullanır.

İşleyiş

Bir tesiste gün içinde hangi işleri yapar?

Otel programının ne yaptığını anlamanın en kısa yolu, bir misafirin tesisle temasını baştan sona izlemektir. Aşağıdaki her adım programda tek bir rezervasyon kaydı üzerinde ilerler.

  1. Rezervasyon alınır. Telefon, kapı, otelin web sitesi veya bir satış kanalından gelen talep tarih, oda tipi, kişi sayısı ve fiyatla kaydedilir. Kanal yöneticisi bağlıysa kanal rezervasyonu kendiliğinden düşer ve o oda diğer kanallarda satıştan çekilir.
  2. Giriş öncesi hazırlık. Ön ödeme veya kart bilgisi alınır, oda atanır, varsa özel istek not edilir. Misafir ilişkileri modülü kullanılıyorsa giriş öncesi bilgilendirme mesajı otomatik gider.
  3. Check-in ve kimlik bildirimi. Misafirin kimliği elle yazılır veya telefonla taranır; check-in verildiğinde bilgiler Polis veya Jandarma KBS sistemine iletilir. Oda durumu "dolu" olur, kat görevlisinin listesine düşer.
  4. Konaklama sırasında. Restoran, minibar, transfer, spa gibi ekstralar odaya yazılır; stok kullanan kalemler stoktan düşer. Housekeeping oda temizlik durumunu günceller; arıza kayıtları teknik ekibe gider.
  5. Check-out ve fatura. Oda hesabı (folyo) kapatılır, ödeme alınır, fatura veya e-Fatura kesilir. Oda "kirli" durumuna geçer ve temizlenince yeniden satışa açılır.
  6. Gün sonu. Günün kasa hareketleri, gelen ve giden misafirler, doluluk ve gelir kontrol edilip gün kapatılır. Geçmiş güne değişiklik yetkisi kısıtlanır; muhasebeye aktarılacak veri sabitlenir.
  7. Raporlama. Doluluk, ADR, RevPAR, kanal ve acente payı, gider ve stok raporları bu kayıtlardan üretilir. İleriye dönük rezervasyonlardan forecast (öngörü) raporu alınır.

Programın tuttuğu temel kayıtlar

  • Oda envanteri: oda tipleri, odalar, durumları (boş, dolu, kirli, arızalı)
  • Fiyat planları: dönemsel fiyatlar, pansiyon tipleri, kısıtlamalar
  • Rezervasyonlar: kaynak, tarih, misafir, ödeme durumu
  • Misafir kartları: kimlik, iletişim, konaklama geçmişi, notlar
  • Folyolar: oda hesabına yazılan konaklama ve ekstra kalemleri
  • Kasa ve cari: tahsilat, ödeme, acente ve tedarikçi bakiyeleri
  • İşlem kayıtları: hangi kullanıcı ne zaman neyi değiştirdi
Kapsam

Otel programı hangi modüllerden oluşur?

Modül adları sağlayıcıdan sağlayıcıya değişir, ancak işlevler aynıdır. Aşağıdaki liste bir otel programından beklenen tam kapsamı gösterir; bağlantılar HMS'de bu işlevin nerede olduğuna gider.

Ön büro
Programın çekirdeği. Rezervasyon giriş ve değişikliği, oda takvimi, check-in ve check-out, grup rezervasyon, oda değiştirme, walk-in ve no-show işlemleri. Resepsiyonun bütün gün açık tuttuğu ekran budur. HMS ön büro
Arka büro ve ön muhasebe
Kasa, banka, cari hesaplar, acente ve tedarikçi bakiyeleri, gider kayıtları, stok. Fatura ve e-Fatura kesimi, muhasebe programına aktarım. Tesisin mali muhasebesini tutmaz; ön muhasebe verisini üretir.
Housekeeping
Kat görevlileri için temizlik listesi, oda durumu güncelleme, arıza bildirimi. İyi bir uygulamada kat görevlisi telefondan işaretler, resepsiyon anında görür.
Raporlama
Doluluk, gelir, ADR, RevPAR, kanal ve acente payı, forecast, gün sonu, kasa, stok ve gider raporları. Tarih aralığı ve kritere göre filtreleme; Excel ve PDF çıktısı.
Kanal yöneticisi
Müsaitlik ve fiyatı OTA kanallarına tek yerden gönderir, kanal rezervasyonlarını otomatik çeker. Kritik nokta havuz müsaitliktir: telefonla alınan rezervasyon da kanallardaki müsaitliği anında düşürmelidir. HMS kanal yöneticisi
Online rezervasyon motoru
Otelin kendi web sitesinden komisyonsuz rezervasyon almasını sağlar; müsaitlik ve fiyat otel programından okunur, ödeme sanal POS ile alınır. HMS online rezervasyon
Kimlik bildirim (KBS)
1774 sayılı kanun gereği konaklayan herkesin kimliği Polis veya Jandarma sistemine bildirilir. Entegre programda bu bildirim check-in ile otomatik gider. HMS kimlik bildirim sistemi
Misafir ilişkileri (CRM)
Rezervasyon onayı, giriş öncesi bilgilendirme, konaklama sonrası teşekkür ve yorum daveti gibi SMS ve e-posta senaryoları; misafir geçmişine dayalı toplu gönderim. HMS misafir ilişkileri
Gelir ve rakip analizi
Rakip otellerin kanallardaki fiyat ve puanlarını izleme, dinamik fiyat kararlarına veri sağlama. Büyük tesislerde ayrı bir RMS (gelir yönetim sistemi) kullanılır; küçük ve orta tesislerde otel programına bağlı araçlar yeterlidir. HMS Rate
Entegrasyonlar
Elektronik kapı kilidi, misafir interneti (hotspot, 5651 sayılı kanun), restoran adisyon sistemi, sanal POS, e-Fatura entegratörü, muhasebe yazılımı ve TGA bildirimi. Entegrasyon listesi, programın tesisteki diğer sistemlerle ne kadar konuştuğunu gösterir. HMS entegrasyonları
Mobil uygulama
Tesis dışından doluluk, gelen-giden ve kasa takibi; kat görevlisi ve kimlik tarama uygulamaları. Tarayıcıda çalışan program telefonda da açılır, ancak yerel uygulama günlük kullanımda daha hızlıdır.
Mimari

Bulut tabanlı mı, bilgisayara kurulu mu?

İki modelin farkı verinin nerede durduğu ve yazılımı kimin işlettiğidir. Kurulu (on-premise) modelde program tesisteki bilgisayara yüklenir, veritabanı orada tutulur, yedeklemeden güncellemeye kadar bakım tesise aittir. Bulut modelinde yazılım ve veri sağlayıcının sunucusundadır; tesis yalnızca tarayıcı ve internet bağlantısı kullanır. Aşağıdaki tablo iki modeli günlük işletme açısından karşılaştırır.

ÖlçütBulut tabanlıBilgisayara kurulu
KurulumYok; hesap açılır, tarayıcıdan girilirHer bilgisayara kurulum, veritabanı sunucusu
ErişimTesis içinden ve dışından, telefon ve tablettenYalnızca kurulu bilgisayarlardan; uzaktan erişim için ek yapılandırma
YedeklemeSağlayıcı günlük yedeklerTesis kendi alır; alınmazsa veri kaybı riski tesiste
GüncellemeMerkezi, kesintisiz, ücretsizSürüm yükseltme ücreti ve kurulum gerekebilir
Kanal ve KBS entegrasyonuSunucu sürekli açık olduğu için kesintisiz çalışırTesisteki bilgisayar kapalıysa senkron durur
Çoklu tesisTek oturumdan birden fazla tesisHer tesiste ayrı kurulum
DonanımHerhangi bir bilgisayar veya tabletSunucu niteliğinde bilgisayar, UPS, yedek disk
Maliyet modeliAylık veya yıllık abonelikPeşin lisans + yıllık bakım
İnternet bağımlılığıGerekli; kesintide mobil veri ile devam edilirYerel kullanım için gerekmez; kanal senkronu için gerekir
Veri sahipliğiSözleşmeyle belirlenir; dışa aktarım hakkı sorulmalıVeri tesiste; taşınabilirlik yazılıma bağlı

Kurulu model bugün iki durumda hâlâ tercih edilir: internetin güvenilir olmadığı uzak bölgelerde ve verinin tesis dışına çıkmasını istemeyen kurumsal politikalarda. Bunun dışındaki tesislerde bulut model daha düşük başlangıç maliyeti, sürekli çalışan kanal senkronu ve bakım yükünün olmaması nedeniyle öne çıkar. Bulut modelde sorulacak asıl sorular sağlayıcının yedekleme sıklığı, veri merkezi konumu, sözleşme sonunda verinin nasıl teslim edildiği ve destek saatleridir; bunları güvenlik ve veri koruma sayfasında HMS için açıkladık.

Karar listesi

Otel programı seçerken bakılacak 12 ölçüt

Tanıtım sunumları benzer görünür; farklar sözleşme ve günlük kullanımda ortaya çıkar. Aşağıdaki soruları her adaya aynı sırayla sorun ve yanıtları yazılı isteyin.

  1. Müsaitlik tek havuzda mı? Telefonla alınan rezervasyon kanallardaki müsaitliği anında düşürüyor mu, yoksa kanal yöneticisi ayrı bir sistem mi?
  2. Kanal yöneticisi pakete dahil mi? Kanal başına, rezervasyon başına veya komisyon olarak ek ücret var mı? Bağlı kanal listesi güncel mi?
  3. KBS entegrasyonu var mı? Hem Polis hem Jandarma bölgesi için çalışıyor mu, mobil kod gerektiriyor mu, bildirim geçmişi saklanıyor mu?
  4. Kullanıcı ve cihaz sınırı var mı? Personel sayısı arttıkça ücret artıyor mu? Yetkiler role göre ayrılabiliyor mu?
  5. Veri kime ait? Sözleşme sonunda misafir, rezervasyon ve fatura kayıtları hangi biçimde teslim ediliyor?
  6. Yedekleme ve erişim. Yedek sıklığı nedir, veri nerede tutuluyor, bağlantı şifreli mi, işlem kayıtları (log) var mı?
  7. Destek nasıl veriliyor? Telefon desteği ücretli mi, saatleri nedir, uzaktan bağlantı ile müdahale ediliyor mu, hafta sonu ulaşılabiliyor mu?
  8. Eğitim ve dokümantasyon. Eğitim ücretsiz mi, yeni personel için video ve yazılı rehber var mı?
  9. Entegrasyon listesi. e-Fatura, sanal POS, kapı kilidi, hotspot, restoran adisyonu ve muhasebe yazılımıyla hazır bağlantı var mı; yoksa geliştirme ücreti ne kadar?
  10. Mobil kullanım. Telefon ve tabletten tam işlev var mı, kat görevlisi uygulaması var mı?
  11. Fiyat şeffaflığı. Kurulum, eğitim, güncelleme ve destek ücrete dahil mi? Fiyat listesi web sitesinde açık mı?
  12. Sözleşme ve iptal. Asgari süre var mı, sezonluk tesislerde kapalı dönemde ödeme alınıyor mu, iptal nasıl yapılıyor?

HMS'de bu ölçütlerin karşılığı

  • Otel programı ve kanal yöneticisi aynı havuzu kullanır; kanal başına ücret yoktur
  • Polis ve Jandarma KBS bildirimi check-in ile otomatik gider; mobil kod gerekmez
  • Sınırsız kullanıcı ve cihaz; role göre yetki
  • Günlük yedekleme, SSL, kullanıcı ve IP bazlı işlem kayıtları
  • Kurulum, uzaktan eğitim ve telefon desteği ücretsiz
  • Fiyat listesi açık; oda aralığına göre aylık veya yıllık paket
  • Sezonluk tesislerde kapalı dönem için ödeme alınmaz; istenildiğinde iptal

Fiyat listesi · Entegrasyonlar · Sık sorulan sorular

Maliyet

Otel programı fiyatları nasıl belirlenir?

Piyasada üç fiyatlandırma modeli görülür. Oda sayısına göre abonelik en yaygın olanıdır: tesis bir oda aralığına girer ve aylık ya da yıllık sabit bedel öder; kullanıcı ve rezervasyon sayısı ücreti değiştirmez. Peşin lisans ve yıllık bakım kurulu programlarda kullanılır: başlangıçta yüksek bir lisans bedeli, sonra her yıl bakım ve güncelleme ücreti ödenir. Komisyon veya işlem başına ücret modelinde program ucuz ya da ücretsiz görünür, ancak her online rezervasyondan pay alınır; yoğun sezonda toplam maliyet abonelikten yükseğe çıkabilir.

Karşılaştırma yaparken liste fiyatı yerine yıllık toplam maliyete bakılmalıdır: abonelik bedeli, kanal başına ek ücret, kullanıcı ücreti, kurulum, eğitim, destek, güncelleme ve entegrasyon geliştirme ücretlerinin toplamı. İki teklif arasındaki fark çoğu zaman liste fiyatında değil, bu kalemlerde çıkar.

HMS oda sayısına göre abonelik modelini kullanır. Eylül 2026 itibarıyla 1–10 odalı tesis aylık 88 €, 41–50 odalı tesis aylık 136 € öder; yıllık paketler aylık toplamın altındadır ve 51 odadan büyük tesisler için teklif hazırlanır. Kanal yöneticisi, online rezervasyon, KBS, kullanıcı sayısı, kurulum, eğitim ve destek bedele dahildir; yalnızca misafir ilişkileri modülü ayrıca ücretlendirilir. Güncel tablo fiyat listesi sayfasındadır. Programın kendini ne kadar sürede karşıladığını görmek için OTA komisyon hesaplayıcı ile doğrudan rezervasyon tasarrufunu hesaplayabilirsiniz.

Geçiş

Başka bir programdan veya Excel'den geçiş nasıl yapılır?

Program değiştirmek sanıldığından kısa sürer; asıl iş veriyi ve kanal bağlantılarını düzenli taşımaktır. Sezon dışı bir dönem seçilirse ön büro yükü en aza iner.

  1. Oda ve fiyat yapısının kurulması. Oda tipleri, odalar, pansiyon tipleri ve dönemsel fiyatlar yeni programa tanımlanır. Bu adım genellikle sağlayıcının kurulum ekibiyle birlikte yapılır.
  2. Misafir ve rezervasyon aktarımı. Eski programdan alınan misafir listesi ve ileri tarihli rezervasyonlar içe aktarılır. Geçmiş konaklamaların tamamı yerine misafir kartları ve açık rezervasyonlar taşınır; eski program rapor amaçlı bir süre okunur durumda tutulur.
  3. Kanal bağlantılarının taşınması. Booking.com, Expedia gibi kanallarda bağlantı yeni kanal yöneticisine devredilir; oda tipi eşleştirmeleri kontrol edilir. Bu adımda kısa süreli çift bağlantıdan kaçınmak için kanallar tek tek geçirilir.
  4. Personel eğitimi. Ön büro için bir günlük uzaktan eğitim, muhasebe ve yönetim ekranları için ikinci oturum. Yeni personel için video ve yazılı rehberler kullanılır.
  5. Paralel çalışma ve kesin geçiş. Birkaç gün iki programa birlikte kayıt girilir; gün sonu raporları karşılaştırılır. Sonuçlar tutunca eski programa giriş kapatılır.

HMS'de bu adımlar kurulum ekibi tarafından ücretsiz yürütülür; mevcut programdan misafir listesi aktarımı yapılır. Programı değiştirme zamanının gelip gelmediğini anlamak için bu yazıdaki belirtilere bakabilirsiniz.

Geçişte sık yapılan hatalar

  • Yoğun sezonda geçiş yapmak
  • Kanalları aynı anda taşıyıp çift bağlantı ile çifte rezervasyon üretmek
  • Eski programdaki tüm geçmişi taşımaya çalışıp geçişi aylarca uzatmak
  • Yalnızca bir kişiyi eğitip diğer personeli o kişiye bağımlı bırakmak
  • Sözleşmede veri teslim maddesi olmadan eski sağlayıcıyla ilişkiyi kesmek
Sözlük

Otel programı konuşulurken sık geçen terimler

PMS
Property Management System. Otel programının uluslararası adı; çoğu zaman yalnızca ön büro çekirdeğini ifade eder.
Havuz müsaitlik
Tüm satış kanallarının ve resepsiyonun aynı boş oda stoğunu kullanması. Bir kanaldan satılan oda diğerlerinde anında kapanır.
OTA
Online Travel Agency. Booking.com, Expedia, Agoda gibi komisyonla satış yapan online acenteler.
KBS
Kimlik Bildirim Sistemi. Konaklayan misafirlerin Polis veya Jandarma'ya bildirildiği resmi sistem.
Folyo
Misafirin oda hesabı. Konaklama bedeli ve ekstralar buraya yazılır, çıkışta buradan fatura kesilir.
Gün sonu
Günün kasa, giriş-çıkış ve doluluk verilerinin kontrol edilip kapatılması; geçmiş güne değişikliğin kısıtlanması.
ADR
Average Daily Rate. Satılan oda başına ortalama günlük fiyat: oda geliri / satılan oda-gece. Hesaplayıcı
RevPAR
Revenue per Available Room. Satılabilir oda başına gelir: oda geliri / toplam oda-gece. Doluluk ile fiyatı tek sayıda birleştirir. Hesaplayıcı
Forecast
İleri tarihli rezervasyonlardan üretilen doluluk ve gelir öngörüsü; fiyat ve personel planlamasında kullanılır.
Extranet
Her OTA'nın otele verdiği yönetim paneli. Kanal yöneticisi bu panellere tek tek girme ihtiyacını kaldırır.

Tüm terimler için otelcilik sözlüğü.

Sık sorulanlar

Otel programı hakkında sık sorulan sorular

Otel programı ile PMS aynı şey mi?

Evet. PMS (Property Management System, tesis yönetim sistemi) terimi otel programının uluslararası karşılığıdır. Türkiye'de otel programı, otel yazılımı, otel otomasyonu ve otel yönetim sistemi ifadeleri aynı yazılım türü için kullanılır.

Küçük bir pansiyon için otel programı gerekli mi?

Oda sayısı az olsa da rezervasyonlar birden fazla kanaldan geliyorsa ve kimlik bildirimi yapılıyorsa gereklidir. Tek müsaitlik havuzu çifte rezervasyonu önler, KBS bildirimi otomatik gider ve fatura ile kasa takibi tek yerde tutulur. Defter veya Excel bu üç işi aynı anda ve hatasız yapamaz.

İnternet kesilince bulut tabanlı otel programı çalışır mı?

Program bulutta çalıştığı için internet bağlantısı gerekir. Kesinti sırasında telefonun mobil verisi veya hotspot paylaşımı ile çalışmaya devam edilir; kanal rezervasyonları bulutta işlenmeye devam ettiği için bağlantı geri geldiğinde eksik kayıt oluşmaz.

Otel programı kanal yöneticisini içerir mi?

Her üründe içermez. Bazı yazılımlarda kanal yöneticisi ayrı bir ürün olarak ve kanal başına ücretle satılır. Seçim yaparken kanal yöneticisinin pakete dahil olup olmadığı ve müsaitliğin otel programı ile aynı havuzda tutulup tutulmadığı sorulmalıdır. HMS'de kanal yöneticisi pakete dahildir ve aynı havuzu kullanır.

Excel ile otel yönetilebilir mi?

Birkaç odalı ve tek kanaldan satış yapan bir tesiste kısa süre idare eder. Kanal sayısı arttığında müsaitliği elle güncellemek çifte rezervasyona yol açar; KBS bildirimi, e-Fatura ve gün sonu kasa kontrolü Excel'de yapılamaz. Bu noktada otel programı zorunluluk haline gelir.

Otel programını öğrenmek ne kadar sürer?

Ön büro işlemleri (rezervasyon, check-in, check-out, ekstra ekleme) bir günlük uzaktan eğitimle öğrenilir. Raporlar, kanal ayarları ve muhasebe ekranları ilk haftalarda kullanıldıkça oturur. HMS'de eğitim ücretsizdir; 21 bölümlük video seri ve 70'ten fazla yardım makalesi her zaman açıktır.

Otel programı kimlik bildirimini (KBS) kendisi yapar mı?

Entegrasyonu olan programlarda evet. Check-in verildiğinde misafir bilgileri Polis (EGM) veya Jandarma sistemine otomatik gönderilir; personelin ayrıca KBS sitesine girmesi gerekmez. Entegrasyonu olmayan programlarda bildirim elle yapılır ve gecikme cezası riski tesiste kalır.

Otel programı fiyatları neye göre değişir?

En yaygın model oda sayısına göre aylık veya yıllık abonelik bedelidir. Bazı sağlayıcılar kullanıcı sayısı, kanal sayısı veya rezervasyon başına komisyon üzerinden ek ücret alır. Karşılaştırırken kurulum, eğitim, destek ve güncelleme ücretlerinin dahil olup olmadığına bakılmalıdır.

HMS'nin kullanımıyla ilgili sorular için ürün SSS sayfası.

HMS Otel Programını uygulamalı görün

Demo hesabınızı açalım; ölçütleri kendi tesisinizin verisiyle test edin. Kurulum ve eğitim için ek ücret yok.