Otel Otomasyonu Nedir, Ne İşe Yarar?

Otel otomasyonu (otel yönetim sistemi, PMS), bir otelin rezervasyon, misafir kaydı, oda ve fiyat yönetimi, online satış kanalları, kimlik bildirimi, faturalama ve raporlama gibi günlük işlemlerini tek bir yazılımda toplayan ve otomatik hale getiren sistemdir. Elle yapılan işleri azaltarak hataları önler, personelin zamanını misafire ayırmasını sağlar ve otel yöneticisine anlık, doğru veri sunar.

Otel otomasyonu artık otellerde bulunması gereken bir teknolojik sistemdir. Otelinize gelen müşterilerinizin kendilerini ayrıcalıklı hissedebilmesi ve ihtiyaçların sağlanabilmesi için bu sisteme ihtiyaç duyulur. Bu sistem sayesinde tasarruf da elde edebilirsiniz. Oteller için geliştirilen bu sistemler oldukça pratik ve basit bir kullanma sahip olup aynı zamanda kurulumundan sonra üzerine ihtiyaçlarınıza göre ek özellikler ekleyerek sistem ayarlarını isteğinize göre özelleştirebilirsiniz. Kolay ve sade bir yapıya sahip olması nedeniyle otel otomasyonu otellerin kesinlikle olmazsa olmazıdır.

Mevcut içeriğinde karmaşık fonksiyonların olmaması ve basit arayüze sahip olması nedeniyle hiçbir eğitim gerektirmeden işletmecilerin rahatça kullanabilmesi hedeflenmiştir. Otel otomasyonu programı kullanarak her türlü otel işleyişinde karışıklığın önüne geçilebilmesi için bu sistemi kullanabilirsiniz.

Otel otomasyonu nedir?

Otel otomasyonu; resepsiyon (ön büro), rezervasyon, kat hizmetleri, muhasebe ve satış süreçlerini dijital ortamda yöneten otel programıdır. Literatürde PMS (Property Management System) olarak da geçer. Günümüzde çoğu otel otomasyonu bulut tabanlıdır; internet olan her yerden bilgisayar, tablet veya telefonla kullanılabilir ve kanal yöneticisi, POS, e-Fatura gibi sistemlerle entegre çalışır.

Elle yönetim ve otel otomasyonu karşılaştırması

İşlem	Elle / Excel ile	Otel otomasyonu ile
Rezervasyon	Defter veya tabloya elle yazılır, çakışma riski yüksektir	Oda müsaitliği anlık görülür, çift satış önlenir
Online kanallar (OTA)	Her kanalda fiyat ve müsaitlik ayrı ayrı güncellenir	Kanal yöneticisi ile tek yerden, toplu güncellenir
Kimlik bildirimi	Misafir bilgileri ayrıca sisteme girilir	Kimlik bildirim sistemine otomatik gönderilir
Faturalama	Fatura ayrı bir programda kesilir	Misafir hesabından e-Fatura / e-Arşiv olarak kesilir
Raporlama	Rakamlar elle toplanır	Kazanç, tahsilat ve doluluk raporları tek tıkla alınır

Otel otomasyonu ne işe yarar? Modüller

Rezervasyon Otomasyonu

Otel otomasyonu ile birden fazla yeni rezervasyon ekleme fırsatı sunulmaktadır. Ayrıca rezervasyonda şu işlemleri yapabilirsiniz;

• Yeni rezervasyon yapabilmeniz için ana sayfa da bulunan uygun odaya rezervasyon yap seçeneğini tıklayarak oluşturulabilirsiniz.
• Yeni rezervasyonların odaların günlük müsaitliğine göre kontrol ederek uygun olan odayı seçerek eklenebilmektedir.
• Rezervasyon görüntüleme ve düzenleme yapabilirsiniz. Kayıtlı rezervasyonları düzenlemek veya görüntülemek için otomasyonun ana sayfasında, aylık oda rezervasyonlar listesinden ulaşılabilirler.
• Misafir ekleme ve görüntüleme gerçekleştirebilirsiniz. Misafirin rezervasyon bilgilerini görüntülemek, eklemek, düzenlemek veya yeni misafir eklemek için misafir butonundan işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.
• Tahsilat görüntüleme ve ekleme yapabilirsiniz. Rezervasyonda müşterilerin tahsilat bilgilerini görüntülemek, düzenlemek veya silmek için tahsilat/ödeme butonundan işlemleri yapabilirsiniz.
• Grup rezervasyonlarını kontrol edebilirsiniz. Otel otomasyonu ile grup rezervasyonlarını ekleyebilir veya düzenlemek için sitemin rezervasyon menüsünden grup rezervasyon sekmesine tıklayarak işlemleri yapabilirsiniz.
• Doluluk oranlarını inceleyebilirsiniz. Otel otomasyonu ile seçtiğiniz tarih aralığında odaların müsaitlik durumlarını kontrol edebilirsiniz.

Misafir İşlemleri Otomasyonu

Misafir kaydı ve düzenlemelerini gerçekleştirebilirsiniz. Otomasyon rehberinde yeni rezervasyon girişi yaptığınızda misafir eklendiğinde misafir otomatik bir şekilde rehbere eklenecektir. Rezervasyon kayıtları dışında misafir listesinin kayıtları ve misafir düzenlemesi gibi işlemleri de misafir menüsünden hızlı ekle veya detaylı ekle butonları ile kontrol edebilirsiniz.

Tesis İşlemleri Otomasyonu

Bina düzenleme işlemlerini yapabilirsiniz. Otomasyonda tesis bilgileri hakkında düzenlemeler yapabilmeniz için tesis menüsünden listele sekmesine tıklayarak işlemleri yapabilirsiniz.
• Oda tipi düzenleme ve ekleme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Otomasyon sisteminde tesise yeni bir oda tipi eklemek isterseniz tesis menüsüne tıklayarak oda tipi sekmesinden giriş yaptıktan sonra yeni oda tipi ekle seçeneğine tıklayarak gerçekleştirebilirsiniz.
• Oda düzenleme ve ekleme yapabilirsiniz. Otomasyon sisteminden tesise yeni bir oda eklemek içinm yine tesis menüsünü üzerinden oda sekmesine giriş yaptıktan sonra yeni oda ekle seçeneğine tıklamanız yeterlidir.
• Oda durumlarını güncelleyebilirsiniz. Odalar hakkında manuel bir şekilde temiz oda, kirli oda veya kullanım dışı oda olarak durumları güncelleyebilirsiniz. Odadaki rezervasyonların check-out yapıldığında odalar otomatik bir şekilde kirli oda durumuna geçebilir. Oda kullanım dışı durumuna alındığında ana sayfada kullanım dışı olarak gözükecektir ve rezervasyon yapabilmek için oda temiz durumuna gelene kadar devre dışı kalmaktadır.
• Kat görevlilerin raporunu gerçekleştirebilirsiniz. Otomasyonda anlık olarak oda durumlarını görüntüleyebilmeniz için tesis menüsü üzerinden oda sekmesine giriş yaptıktan sonra oda temizleme seçeneklerinden kontrolleri sağlayabilirsiniz.
• Konaklama tipini ekleyebilir veya düzenleyebilirsiniz. Otomasyon sistemi üzerinden konaklama tipini eklemek, düzenlemek veya silmek için tesis menüsünden konaklama tipi sekmesine tıklayarak kontrol edebilirsiniz.

Dönemsel Fiyat Otomasyonu

Otomasyon üzerinden otelin bağlantılı olduğu çevrim içi kanallarından müsaitlik, fiyatlar, fiyat düzenleme, konaklamalar veya kısıtlama işlemlerini dönemsel fiyat menüsü üzerinden toplu güncelleme sekmesinden yapabilirsiniz.

Raporlama Otomasyonu

Otomasyondan otel için raporları çıkartabilirsiniz. Raporlarınızı görüntülemek için raporlar menüsü üzerinden istediğiniz raporu arama seçeneğinden arayabilir veya istenilen rapor seçeneği tıklayarak elde edebilirsiniz. Peki hangi raporları görüntüleyebilirsiniz;

• Kazanç raporları için seçeceğiniz başlangıç ve bitiş tarihi ile arama kriterleri seçildikten sonra kontrol et butonuna tıklayarak kazanç raporunu sağlayabilirsiniz.
• Tahsilat raporları için kontrol sağlamak için başlangıç bitiş tarihini, ödeme tipini ve arama kriterlerini seçtikten sonra kontrol et butonuna tıklayarak görebilirsiniz.
• Misafir raporları için aynı şekilde başlangıç ve bitiş tarihlerini seçtikten sonra kontrol et butonuna tıklanmanız yeterlidir.
• Gider raporları yine aynı şekilde tarihleri girdikten sonra arama kriterini seçtikten sonra kontrol et butonuna tıklayarak öğrenebilirsiniz.

• Oda raporları için belirleyeceğiniz yılı seçtikten sonra kontrol et butonuna tıklamanız yeterlidir.
• Check-in yapacak kişilerin raporu için giriş ve çıkış tarihleri ve fiyat görüntülemeleri seçtikten sonra kontrol et butonuna tıklamanız gerekir.

Kimlik Bildirimi Otomasyonu

Otomasyon sistemi ile kimlik bildirimleri jandarma kimlik bildirimi ile entegre bir şekilde çalışmaktadır ve sistem otomatik olarak bildirim yapmaktadır.
Entegrasyonu yapabilmeniz için jandarma genel komutanlığıyla kimlik bildirim sisteminde web servis işlemini aktif hale getirilmesi için iletişime geçilmesi gerekir. Web servis işlemi aktif hale getirdikten sonra tesis menüsü üzerinden listele sekmesine tıklayarak düzenlemeleri yapabilirsiniz.

Temassız (QR) Menü Modülü

Temassız Menü ile HMS üzerinden kaydedilmiş olan stok kalemlerini müşterilerinizin akıllı telefonları üzerinden okutacakları bir kare kod ile menü haline getirebilirsiniz. Müşterilerinizin akıllı telefonunda yer alan tarayıcıda açılmış olacaktır. Bu sayede müşterilerinize fiziksel bir menü verilmeyecek ve personel ile müşterilerin arasındaki temas en aza indirilmiş olacaktır.

Otel otomasyonunun faydaları

• Zaman tasarrufu: Rezervasyon, check-in ve raporlama gibi tekrar eden işler hızlanır.
• Daha az hata: Çift rezervasyon (overbooking), yanlış fiyat ve eksik kayıt riski azalır.
• Daha fazla satış: Online kanallarda müsaitlik ve fiyat her zaman güncel kalır.
• Yasal uyum: Kimlik bildirimi ve e-Fatura gibi yükümlülükler programdan yerine getirilir.
• Doğru karar: Doluluk, gelir ve tahsilat verilerini anlık görerek fiyat ve satış kararlarını veriye dayandırırsınız.

Otel otomasyonu seçerken nelere dikkat edilmeli?

• Kullanım kolaylığı: Personelin uzun eğitim almadan kullanabilmesi.
• Kanal yöneticisi: Booking.com, Agoda gibi online kanallarla entegrasyon.
• Kimlik bildirimi entegrasyonu: Misafir bilgilerinin otomatik bildirilmesi.
• e-Fatura desteği: Konaklama işletmeleri için e-Fatura zorunlu olduğundan özel entegratör entegrasyonu.
• Bulut erişimi: Otele bağlı kalmadan her yerden erişim ve otomatik yedekleme.
• Genişletilebilirlik: Restoran POS, spa ve misafir WiFi gibi ek sistemlerle entegrasyon.
• Destek: Kurulum ve kullanım sırasında ulaşılabilir teknik destek.

HMS Otel Programı ile otel otomasyonu

HMS Otel Programı; rezervasyon, misafir, tesis, dönemsel fiyat, raporlama ve kimlik bildirimi modüllerinin yanında kanal yöneticisi ve e-Fatura entegrasyonu sunar. Otelinizin diğer birimleri için HMS ürün ailesiyle entegre çalışır:

• HMS POS – otel restoranı, bar ve kafe için POS sistemi
• HMS Spa – otel spası, masaj ve hamam yönetimi
• Hotspot Master – 5651 uyumlu misafir WiFi sistemi
• Kimlik ve pasaport tarama uygulaması – misafir bilgilerini kamerayla okuma

e-Fatura yükümlülükleri için e-Fatura ve Mali Mühür rehberimize, online kanallar için kanal yöneticisi kullanırken dikkat edilmesi gerekenler yazımıza göz atabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Otel otomasyonu nedir?

Otel otomasyonu; rezervasyon, misafir kaydı, oda-fiyat yönetimi, online kanallar, kimlik bildirimi, faturalama ve raporlama işlemlerini tek bir yazılımda toplayan otel yönetim sistemidir (PMS).

Otel otomasyonu ile otel programı aynı şey mi?

Evet. Otel otomasyonu, otel programı, otel yazılımı ve PMS (Property Management System) genellikle aynı sistemi ifade eder.

Küçük oteller ve pansiyonlar otel otomasyonu kullanmalı mı?

Evet. Oda sayısı az olan tesislerde de rezervasyon takibi, online kanal yönetimi, kimlik bildirimi ve e-Fatura işlemleri otomasyonla çok daha hızlı ve hatasız yapılır.

Otel otomasyonu kimlik bildirimi yapar mı?

HMS Otel Programı, kimlik bildirim sistemi ile entegre çalışır ve misafir bildirimlerini otomatik yapar. Bunun için ilgili kurumdan web servis erişiminin aktif edilmesi gerekir.

Otel otomasyonu online kanallarla (Booking, Agoda) çalışır mı?

Evet. HMS Otel Programı kanal yöneticisi sayesinde online satış kanallarındaki müsaitlik ve fiyatları tek yerden günceller.