e-Fatura ve Mali Mühür Nedir? Oteller İçin Rehber (2026)

e-Fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan ve elektronik ortamda düzenlenip iletilen faturadır. Mali mühür ise tüzel kişilerin e-Fatura sistemine kaydolmak ve e-belgeleri imzalamak için kullandığı, Kamu SM (TÜBİTAK) tarafından verilen elektronik mühürdür. Kültür ve Turizm Bakanlığı'ndan veya belediyeden belge alarak konaklama hizmeti veren oteller, ciro sınırı olmaksızın e-Fatura kullanmak zorundadır. Bu yazıda e-Fatura, e-Arşiv ve mali mühür hakkında bilmeniz gerekenleri özetliyoruz.

Kısaca: e-Fatura, e-Arşiv ve mali mühür

	e-Fatura	e-Arşiv Fatura	Mali Mühür
Ne işe yarar?	e-Fatura mükellefleri arasında elektronik fatura gönderme/alma	e-Fatura mükellefi olmayanlara (şahıslar dahil) elektronik fatura düzenleme	Tüzel kişilerin e-belgelerini elektronik olarak mühürlemesi
Kimler kullanır?	Zorunluluk kapsamındaki veya gönüllü kayıt olan mükellefler	e-Fatura mükellefleri, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılar için	Tüzel kişiler (şahıs firmaları mali mühür veya e-imza kullanabilir)
Nereden alınır?	GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon	GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon	Kamu SM (TÜBİTAK)

e-Fatura nedir ve e-Fatura mükellefi kimdir?

Kanun hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.
e-Fatura, Kanunun mükerrer 242’nci maddesinin 2 numaralı fıkrasında yer alan hükmün Bakanlığa verdiği yetkiye istinaden; düzenlenmesi, müşteriye verilmesi, müşteri tarafından da istenmesi ve alınması zorunlu olan faturanın, kağıt belge yerine elektronik ortamda, elektronik belge olarak düzenlenmesi, muhatabına iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan veren uygulamadır.
Bu Tebliğde düzenlenen e-Fatura belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamdaki “Fatura” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
e-Fatura Mükellefi ise, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş gereklilikleri sağlayan kişi ya da kurumlar e-fatura mükellefi denir.
e-Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
e-Faturada aşağıda yer alan bilgilerin bulunması zorunludur:
a) e-Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası.
b) e-Faturayı düzenleyenin adı/soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
c) Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
ç) Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı.
d) Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.
e) Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod.
Mükellefler e-Fatura üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir.
e-Fatura Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu
1- (Değişik: RG-22/1/2022-31727) Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı);
a) 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemleri için 5 Milyon TL,
b) 2021 hesap dönemi için 4 Milyon TL,
c) 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
1-) (Değişik ibare:RG-22/1/2022-31727) aracıları ile kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükelleflerden, 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.
2-) b) e-Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunan (Değişik ibare:RG-22/1/2022-31727) mükellefler ile ihtiyari olarak uygulamaya dahil olan mükelleflerin, birbirlerine sattıkları mallar ve/veya ifa ettikleri hizmetler için (Değişik ibare:RG-22/1/2022-31727) düzenlemeleri ve almaları gereken faturaları, bu Tebliğin “V.7.” ve “VIII.” numaralı bölümlerinde belirtilen istisnai durumlar haricinde e-Fatura olarak düzenlemeleri ve almaları zorunludur.
3-) e-Fatura uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi ebelge.gib.gov.tr adresinden yayımlanır.
4-) Bu Tebliğle belirlenen hallerin altında kalan mükellefler de istemeleri halinde e-Fatura uygulamasından yararlanabilir.
5-) (Ek:RG-22/1/2022-31727) Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri.

e-Fatura zorunluluğu kimleri kapsar? (2026)

Güncel düzenlemelere göre aşağıdaki mükellefler e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır:

Kapsam	Şart	Geçiş zamanı
Konaklama işletmeleri (oteller)	Kültür ve Turizm Bakanlığı'ndan veya belediyeden yatırım/işletme belgesi alarak konaklama hizmeti vermek; ciro sınırı yoktur	Faaliyete başlanması ile birlikte
Genel mükellefler	Yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri	Hasılat şartının sağlandığı yılı izleyen yılın 1 Temmuz'u (ör. 2025 hasılatı için 1 Temmuz 2026)
e-Ticaret, gayrimenkul ve motorlu araç sektörü	Yıllık brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri	Hasılat şartının sağlandığı yılı izleyen yılın 1 Temmuz'u

Not: Hasılat sınırları ve geçiş tarihleri Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) düzenlemeleriyle değişebilir; güncel durumu GİB'in e-belge sayfasından veya mali müşavirinizden teyit ediniz.

e-Arşiv fatura nedir?

Başkanlıktan e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olma izni alan mükellefler, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan kullanıcılara (vergi mükellefleri veya vergi mükellefi olmayanlar) düzenleyecekleri faturaları da elektronik ortamda e-Arşiv Fatura olarak oluşturur, alıcının talebine göre e-Arşiv Faturayı kâğıt veya elektronik ortamda iletir ve düzenleyene ait nüshayı ise elektronik ortamda muhafaza ve ibraz ederler.
Elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.
e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, istisnai durumlar haricinde, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflere gerçekleştirmiş olduğu mal satışları ile hizmet ifalarında faturayı e-Fatura olarak, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara gerçekleştirmiş olduğu mal satışları ile hizmet ifalarında ise faturayı e-Arşiv Fatura olarak düzenlemeleri zorunludur.
e-Arşiv Fatura Uygulamasına Dahil Olma
e-Arşiv Fatura uygulaması bu Tebliğin “IV.2.4.” numaralı bölümünde belirtilen mükellefler dışındaki mükellefler için zorunlu bir uygulama olmayıp, uygulamaya dahil olmak isteyen mükelleflerin;
a) e-Fatura uygulamasına dahil olması,
b) Bu Tebliğde açıklanan usul ve esaslara uygun olarak, e-Arşiv Fatura düzenleyebilme ve iletebilme konusunda gerekli hazırlıklarını tamamlamış olması,
Satıcı ve alıcının her ikisinin de e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar olması halinde, bunlar arasında düzenlenen faturaların tamamının e-Fatura olması gerekmektedir.
Aynı günde aynı kişilere düzenlenen faturalar topluca birlikte değerlendirilecek olup, faturaların vergi dâhil tutar toplamının belirtilen tutarı aşması halinde, söz konusu faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi ve alınması zorunluluğu bulunmaktadır.
Bu kapsamda düzenlenmesi gereken e-Arşiv Faturalara ilişkin usul ve esaslar Başkanlıkça ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanacak kılavuzlarda açıklanır.
Elektronik Ticaret Kapsamında Düzenlenen e-Arşiv Faturalara İlişkin Usul ve Esaslar
e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından elektronik ticaret kapsamında gerçekleştirilen mal ve hizmet satışlarına ilişkin düzenlenecek e-Arşiv Faturalarda aşağıdaki bilgilere yer verilmesi zorunlu olup, ayrıca fatura üzerinde “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi yer almalıdır.

1. Satış işleminin yapıldığı web adresi.
2. Ödeme şekli.
3. Ödeme tarihi.
4. Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgisi.
5. Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih.
6. İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutarı.
   Müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır ve iadeye ilişkin bölümü doldurup imzalamak suretiyle mal ile birlikte malı satana geri gönderir. Bu suretle malı satana geri gönderilen bu belge satıcı tarafından düzenlenen gider pusulası yerine geçer.

e-Belge uygulamalarından yararlanma yöntemleri

Mükellefler, bu Tebliğde belirtilen e-Belge uygulamalarından;
1- e-Belge uygulamalarına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve hizmete sunulan e-Belge portalleri aracılığıyla (GİB Portal Yöntemi),
2- Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla (Özel Entegratör Yöntemi),
3- Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık bilgi işlem sistemleri ile doğrudan entegre edilmesi yoluyla (Doğrudan Entegrasyon Yöntemi),
Yararlanabilirler.
e-Belge Portalleri Aracılığı ile Kullanım (GİB Portal Yöntemi)
GİB Portal yönteminde, bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi suretiyle e-Belge uygulamalarını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların, uygulamalardan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla Başkanlık tarafından geliştirilen ve e-Belge uygulamalarına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran internet portalleri aracılığıyla söz konusu belgelerin oluşturulması imkanı bulunmaktadır.
e-Belge Portalleri aracılığıyla uygulamayı kullanmak isteyen mükellefler, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan “Başvuru Kılavuzları”nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yapmalarını müteakip Başkanlık tarafından kullanıcı hesaplarının tanımlanması sonrasında başvuru yaptıkları e-Belgeleri gönderme ve/veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan ara yüzleri kullanarak yapabileceklerdir.

1. Özel entegratör yöntemi

Mükellefler e-Belge gönderme ve alma işlemlerini, teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan izin alan özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da gerçekleştirebilirler.

2. Doğrudan entegrasyon yöntemi

Bilgi işlem sistemleri yeterli olan mükelleflerin, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşuluyla e-Belge uygulamalarını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığıyla kullanmaları mümkündür.

e-Belgelerin kâğıt olarak düzenlenebileceği haller

Elektronik belge olarak düzenlenme zorunluluğu getirilen belgelerin;
a) Başkanlığın ve e-Belge uygulamalarına taraf olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan bakım,
b) İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da Başkanlıktan izin almış özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan planlı bakım (yazılı bildirimde belirtilen süre ile sınırlı kalmak kaydıyla),
c) İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, kullanılmakta olan mali mührün veya elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması (yeni mali mühür veya elektronik imza aracının temini süresince),
ç) Bakanlık veya Başkanlık tarafından e-Belge uygulamalarına ilişkin olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler ve teknik kılavuz ve duyurularda, belgelerin e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine izin verilmesi,
gibi nedenlerle, kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla, kâğıt olarak düzenlenmesi durumunda özel usulsüzlük cezası kesilmez.
Mükelleften kaynaklanan diğer nedenlerle, e-Belge olarak düzenlenmesi gereken belgelerin kâğıt olarak düzenlenmesi yukarıda sayılan nedenler kapsamında değerlendirilmez.
Elektronik olarak düzenlenmesi gereken belgenin, Kanunun 13’üncü maddesinde yazılı mücbir sebepler nedeniyle elektronik olarak düzenlenememesi halinde, Kanunun 373 üncü maddesi gereği özel usulsüzlük cezası kesilmez.

Mali mühür nedir?

Mali mühür, TÜBİTAK tarafından size ulaştırılır ve USB cihazı görünümüne sahiptir. Elektronik kaşe yerine geçer. Bu anlamda kurumsal bir e-imza çeşididir de denilebilir. Eğer tüzel firma iseniz ve elektronik fatura kullanıcısı olmak istiyorsanız mali mühür başvurusu yapmanız gerekir.
Mali mührü, Kamu SM’nin internet sayfası üzerinden başvuru formunu doldurarak ve mali mühür ücretini TÜBİTAK’a ileterek alabilirsiniz. İlgili ödemeyi banka şubelerinden, bankaların internet ya da mobil şubelerinden vergi kimlik numaralarınız ile sorgulatarak yapabilirsiniz.
Başvuru yaptıktan sonra yaklaşık 7 gün içerisinde mühür elinize ulaştırılır.
Mali mührü elektronik fatura başvuru aşamasında firmanızı sisteme tanımlamak amacıyla kullanırsınız. Bu şekilde kurumunuzun bilgileri doğrulanmış olur. Mali mühür, Mali Mühür Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından oluşturulan sertifikaların, tüzel kişiler ile kurum ve kuruluşların oluşturduğu elektronik fatura ve diğer belgelerin kaynağını, bütünlüğünü ve içeriğini garanti altına alır. Bu belgelerin iletimi ve arşivlenmesi sırasında güvenlik ve gizlilik sağlar.
Kurumun yetkili olarak bildirdiği şahıslar, mali mührün kullanım alanını oluşturur. Fakat, kurum içerisinde yetkili olan kişilerde değişiklik yaşanırsa, ilgili kişilerin yerine atanan yetkililerin kısa süre içerisinde seçilip, yetkili birimlere bildirilmesi gerekir.

Mali mühür ücretleri

Mali mühür 3 yıl geçerli olup tüzel kişi ve gerçek kişi (şahıs firması) için farklı ücretlendirilir. Ücretler her yıl güncellendiği için güncel tutarları Kamu SM mali mühür fiyatlandırma sayfasından kontrol etmenizi öneririz.

Kamu SM mali mühür başvuru adımları

Başvuru öncesinde dikkat edilmesi gerekenler

1. Başvuru ekranında Sertifika Tipi alanı bulunur ve bu alanda size HSM ve Akıllı Kart olmak üzere iki seçenek sunulur.

a) Akıllı kart seçilirse mali mühür sertifikası akıllı kart içerisine yüklenerek USB boyutunda kart okuyucusu ile birlikte başvuru sahibinin başvuru sırasında belirtmiş olduğu teslimat adresine veya seçmiş olduğu kurye şubesine gönderilir.
b) HSM de sertifika üretimi seçilirse firmanın daha önceden temin ettiği HSM cihazı üzerinde sertifika üretimi yapılır. Bu üretim için ödeme süreci tamamlandıktan sonra firmaya yerinde/uzaktan bağlantı şeklinde randevu verilerek üretim süreci işletilir. HSM cihazı Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından temin edilmemektedir.
Bilgilendirme: Hardware Security Module (HSM)’ler hassas kriptografik anahtarları fiziksel ortamda saklamak ve kriptografik işlemleri en güvenli şekilde gerçekleştirmek için üretilmiş özel güvenlik donanımlarıdır. Bu donanımlar uygulamaların güvenli bir şekilde çalışmasını sağlarlar.
Not: HSM cihazları genelde büyük ve dağınık yapıda olan firmalar tarafından kullanılmaktadır. İmzalama işlemi birden fazla kişi tarafından ve farklı bilgisayarlardan yapılabilmektedir. HSM cihazı akıllı karta göre daha hızlı ve fazla işlem yapabilen fakat maddi olarak akıllı karta göre çok daha pahalı olan cihazlardır.

2. Şirketi temsile yetkili olan kişilerin yabancı uyruklu olduğu firmalar (%100 yabancı ortaklı), Adi ortaklıklar, Kooperatifler, Fonlar, OSB ve Kollektif Şirketler ile MERSİS sisteminde şirket bilgileri güncel olmayan veya güncel olduğu halde sıkıntı yaşamaya devam eden mükellefler mali mühür başvuru sayfalarında hata ile karşılaşabilirler. Böyle bir durumla karşılaşıldığında mali mühür başvurusu Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden yapılmalıdır.
3. Sertifika üretimi ödemenin yapılmasına müteakiben hemen başlatılacaktır. Ödemenin yapılmasının ardından Üretim Süreci başladığından ve ürün kişiye/firmaya özel ürün olduğundan sipariş iptali ve ücret iade süreci işletilememektedir. Ödeme yapmadan önce mutlaka bilgilerinizi kontrol ediniz. Ödeme yaptıktan sonra yeni üretim talepleriniz yine ücreti karşılığında yapılacaktır.
4. Başvuru sonrasındaki tüm sürecinizi KAMU SM Online İşlemler sayfası üzerinden takip edebilirsiniz.

HMS Otel Programı ile e-Fatura

HMS Otel Programı, e-Fatura ve e-Arşiv faturalarınızı doğrudan otel programından düzenleyebilmeniz için özel entegratörlerle entegre çalışır. Entegre olunan firmalar arasında EDM Bilişim, eLogo (Logo), İzibiz, Uyumsoft, Sovos (Foriba), QNB eFinans, Digital Planet ve Nilvera bulunmaktadır. Böylece konaklama faturalarını ayrı bir programa girmeden, misafir hesabından tek tıkla kesebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Oteller e-Fatura kullanmak zorunda mı?

Evet. Kültür ve Turizm Bakanlığı'ndan veya belediyeden yatırım ya da işletme belgesi alarak konaklama hizmeti veren işletmeler, brüt satış hasılatına bakılmaksızın e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. e-Fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara ise e-Arşiv fatura düzenlenir.

Mali mühür nedir, nereden alınır?

Mali mühür, tüzel kişilerin elektronik belgelerini mühürlemek için kullandığı elektronik sertifikadır. Kamu SM (TÜBİTAK) internet sitesinden başvurularak alınır ve 3 yıl geçerlidir.

Mali mühür kaç günde gelir?

Başvuru ve ödeme tamamlandıktan sonra mali mühür genellikle yaklaşık bir hafta içinde adresinize ulaştırılır.

Şahıs firmaları mali mühür almak zorunda mı?

Gerçek kişiler (şahıs firmaları) e-Fatura için mali mühür yerine nitelikli elektronik sertifika (e-imza) da kullanabilir.

e-Fatura için hangi yöntemler kullanılabilir?

GİB e-Fatura portalı, özel entegratör yöntemi veya doğrudan entegrasyon yöntemi kullanılabilir. HMS Otel Programı kullanıcıları özel entegratör yöntemiyle faturalarını doğrudan programdan kesebilir.