e-fatura mail mühür otel efatura

E-Fatura ve Mali Mühür Hakkında

e-Fatura ve e-Fatura Mükellefi
Kanun hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.
e-Fatura, Kanunun mükerrer 242’nci maddesinin 2 numaralı fıkrasında yer alan hükmün Bakanlığa verdiği yetkiye istinaden; düzenlenmesi, müşteriye verilmesi, müşteri tarafından da istenmesi ve alınması zorunlu olan faturanın, kağıt belge yerine elektronik ortamda, elektronik belge olarak düzenlenmesi, muhatabına iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan veren uygulamadır.
Bu Tebliğde düzenlenen e-Fatura belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamdaki “Fatura” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
e-Fatura Mükellefi ise, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş gereklilikleri sağlayan kişi ya da kurumlar e-fatura mükellefi denir.
e-Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
e-Faturada aşağıda yer alan bilgilerin bulunması zorunludur:
a) e-Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası.
b) e-Faturayı düzenleyenin adı/soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
c) Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
ç) Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı.
d) Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.
e) Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod.
Mükellefler e-Fatura üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir.
e-Fatura Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu
1- (Değişik: RG-22/1/2022-31727) Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı);
a) 2018, 2019 veya 2020 hesap dönemleri için 5 Milyon TL,
b) 2021 hesap dönemi için 4 Milyon TL,
c) 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
1-) (Değişik ibare:RG-22/1/2022-31727) aracıları ile kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükelleflerden, 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.
2-) b) e-Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunan (Değişik ibare:RG-22/1/2022-31727) mükellefler ile ihtiyari olarak uygulamaya dahil olan mükelleflerin, birbirlerine sattıkları mallar ve/veya ifa ettikleri hizmetler için (Değişik ibare:RG-22/1/2022-31727) düzenlemeleri ve almaları gereken faturaları, bu Tebliğin “V.7.” ve “VIII.” numaralı bölümlerinde belirtilen istisnai durumlar haricinde e-Fatura olarak düzenlemeleri ve almaları zorunludur.
3-) e-Fatura uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi ebelge.gib.gov.tr adresinden yayımlanır.
4-) Bu Tebliğle belirlenen hallerin altında kalan mükellefler de istemeleri halinde e-Fatura uygulamasından yararlanabilir.
5-) (Ek:RG-22/1/2022-31727) Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri.

e-Fatura Uygulamasına Geçiş Süresi
Zorunluluk kapsamına giren mükelleflerden:
1-) (Değişik ibare:RG-22/1/2022-31727) Söz konusu bölümün (a) fıkrasının (1) numaralı bendi kapsamında olanlardan brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) şartını 2018 veya 2019 hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler 1/7/2020 tarihinden itibaren, 2020 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren, e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
2-) (Ek ibare:RG-22/1/2022-31727), Kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamlarda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükelleflerden söz konusu bölümün (a) fıkrasının (4) numaralı bendinde belirtilen brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) şartını 2020 veya 2021 hesap dönemlerinde sağlayanlar 1/7/2022 tarihine kadar, 2022 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayanlar ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

e-Arşiv Uygulaması
Başkanlıktan e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olma izni alan mükellefler, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan kullanıcılara (vergi mükellefleri veya vergi mükellefi olmayanlar) düzenleyecekleri faturaları da elektronik ortamda e-Arşiv Fatura olarak oluşturur, alıcının talebine göre e-Arşiv Faturayı kâğıt veya elektronik ortamda iletir ve düzenleyene ait nüshayı ise elektronik ortamda muhafaza ve ibraz ederler.
Elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.
e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, istisnai durumlar haricinde, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflere gerçekleştirmiş olduğu mal satışları ile hizmet ifalarında faturayı e-Fatura olarak, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara gerçekleştirmiş olduğu mal satışları ile hizmet ifalarında ise faturayı e-Arşiv Fatura olarak düzenlemeleri zorunludur.
e-Arşiv Fatura Uygulamasına Dahil Olma
e-Arşiv Fatura uygulaması bu Tebliğin “IV.2.4.” numaralı bölümünde belirtilen mükellefler dışındaki mükellefler için zorunlu bir uygulama olmayıp, uygulamaya dahil olmak isteyen mükelleflerin;
a) e-Fatura uygulamasına dahil olması,
b) Bu Tebliğde açıklanan usul ve esaslara uygun olarak, e-Arşiv Fatura düzenleyebilme ve iletebilme konusunda gerekli hazırlıklarını tamamlamış olması,
Satıcı ve alıcının her ikisinin de e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar olması halinde, bunlar arasında düzenlenen faturaların tamamının e-Fatura olması gerekmektedir.
Aynı günde aynı kişilere düzenlenen faturalar topluca birlikte değerlendirilecek olup, faturaların vergi dâhil tutar toplamının belirtilen tutarı aşması halinde, söz konusu faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi ve alınması zorunluluğu bulunmaktadır.
Bu kapsamda düzenlenmesi gereken e-Arşiv Faturalara ilişkin usul ve esaslar Başkanlıkça ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanacak kılavuzlarda açıklanır.
Elektronik Ticaret Kapsamında Düzenlenen e-Arşiv Faturalara İlişkin Usul ve Esaslar
e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından elektronik ticaret kapsamında gerçekleştirilen mal ve hizmet satışlarına ilişkin düzenlenecek e-Arşiv Faturalarda aşağıdaki bilgilere yer verilmesi zorunlu olup, ayrıca fatura üzerinde “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi yer almalıdır.

1. Satış işleminin yapıldığı web adresi.
2. Ödeme şekli.
3. Ödeme tarihi.
4. Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgisi.
5. Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih.
6. İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutarı.
   Müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır ve iadeye ilişkin bölümü doldurup imzalamak suretiyle mal ile birlikte malı satana geri gönderir. Bu suretle malı satana geri gönderilen bu belge satıcı tarafından düzenlenen gider pusulası yerine geçer.

Uygulamalardan Yaralanma Yöntemleri
Mükellefler, bu Tebliğde belirtilen e-Belge uygulamalarından;
1- e-Belge uygulamalarına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve hizmete sunulan e-Belge portalleri aracılığıyla (GİB Portal Yöntemi),
2- Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla (Özel Entegratör Yöntemi),
3- Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık bilgi işlem sistemleri ile doğrudan entegre edilmesi yoluyla (Doğrudan Entegrasyon Yöntemi),
Yararlanabilirler.
e-Belge Portalleri Aracılığı ile Kullanım (GİB Portal Yöntemi)
GİB Portal yönteminde, bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi suretiyle e-Belge uygulamalarını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların, uygulamalardan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla Başkanlık tarafından geliştirilen ve e-Belge uygulamalarına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran internet portalleri aracılığıyla söz konusu belgelerin oluşturulması imkanı bulunmaktadır.
e-Belge Portalleri aracılığıyla uygulamayı kullanmak isteyen mükellefler, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan “Başvuru Kılavuzları”nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yapmalarını müteakip Başkanlık tarafından kullanıcı hesaplarının tanımlanması sonrasında başvuru yaptıkları e-Belgeleri gönderme ve/veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan ara yüzleri kullanarak yapabileceklerdir.

Özel Entegratörlerin Bilgi İşlem Sistemi Aracılığıyla Kullanım (Özel Entegratör Yöntemi)
Mükellefler e-Belge gönderme ve alma işlemlerini, teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan izin alan özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da gerçekleştirebilirler.

Bilgi İşlem Sistemlerinin Başkanlık Bilgi Sistemleri ile Doğrudan Entegre Edilmesi Yoluyla Kullanım (Doğrudan Entegrasyon Yöntemi)
Bilgi işlem sistemleri yeterli olan mükelleflerin, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşuluyla e-Belge uygulamalarını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığıyla kullanmaları mümkündür.

e-Belge Olarak Düzenlenme Zorunluluğu Getirilen Belgelerin Kâğıt Olarak Düzenlenebileceği Haller
Elektronik belge olarak düzenlenme zorunluluğu getirilen belgelerin;
a) Başkanlığın ve e-Belge uygulamalarına taraf olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan bakım,
b) İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da Başkanlıktan izin almış özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan planlı bakım (yazılı bildirimde belirtilen süre ile sınırlı kalmak kaydıyla),
c) İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, kullanılmakta olan mali mührün veya elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması (yeni mali mühür veya elektronik imza aracının temini süresince),
ç) Bakanlık veya Başkanlık tarafından e-Belge uygulamalarına ilişkin olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler ve teknik kılavuz ve duyurularda, belgelerin e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine izin verilmesi,
gibi nedenlerle, kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla, kâğıt olarak düzenlenmesi durumunda özel usulsüzlük cezası kesilmez.
Mükelleften kaynaklanan diğer nedenlerle, e-Belge olarak düzenlenmesi gereken belgelerin kâğıt olarak düzenlenmesi yukarıda sayılan nedenler kapsamında değerlendirilmez.
Elektronik olarak düzenlenmesi gereken belgenin, Kanunun 13’üncü maddesinde yazılı mücbir sebepler nedeniyle elektronik olarak düzenlenememesi halinde, Kanunun 373 üncü maddesi gereği özel usulsüzlük cezası kesilmez.

Mali Mühür
Mali mühür, TÜBİTAK tarafından size ulaştırılır ve USB cihazı görünümüne sahiptir. Elektronik kaşe yerine geçer. Bu anlamda kurumsal bir e-imza çeşididir de denilebilir. Eğer tüzel firma iseniz ve elektronik fatura kullanıcısı olmak istiyorsanız mali mühür başvurusu yapmanız gerekir.
Mali mührü, Kamu SM’nin internet sayfası üzerinden başvuru formunu doldurarak ve mali mühür ücretini TÜBİTAK’a ileterek alabilirsiniz. İlgili ödemeyi banka şubelerinden, bankaların internet ya da mobil şubelerinden vergi kimlik numaralarınız ile sorgulatarak yapabilirsiniz.
Başvuru yaptıktan sonra yaklaşık 7 gün içerisinde mühür elinize ulaştırılır.
Mali mührü elektronik fatura başvuru aşamasında firmanızı sisteme tanımlamak amacıyla kullanırsınız. Bu şekilde kurumunuzun bilgileri doğrulanmış olur. Mali mühür, Mali Mühür Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından oluşturulan sertifikaların, tüzel kişiler ile kurum ve kuruluşların oluşturduğu elektronik fatura ve diğer belgelerin kaynağını, bütünlüğünü ve içeriğini garanti altına alır. Bu belgelerin iletimi ve arşivlenmesi sırasında güvenlik ve gizlilik sağlar.
Kurumun yetkili olarak bildirdiği şahıslar, mali mührün kullanım alanını oluşturur. Fakat, kurum içerisinde yetkili olan kişilerde değişiklik yaşanırsa, ilgili kişilerin yerine atanan yetkililerin kısa süre içerisinde seçilip, yetkili birimlere bildirilmesi gerekir.

2022 yılı mali mühür ücretleri güncel mali mühür ücretleri ise aşağıdaki gibidir:
Tüzel Kişi (LTD ya da AŞ iseniz) Ücret
3 yıllık mali mühür ve güvenlik hizmetleri sertifikası (MÜS + GÜS) + Akıllı Kart Okuyucu 395,30 TL
(335 TL + KDV)
Gerçek kişi (Şahıs firmaları için) Ücret
3 yıllık mali mühür ve güvenlik hizmetleri sertifikası (MÜS + GÜS) + Akıllı Kart Okuyucu 251,34 TL
(213 TL + KDV)

Kamu Sertifikasyon Merkezi Başvuru Adımları.
Başvuru Öncesinde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

1. Başvuru ekranında Sertifika Tipi alanı bulunur ve bu alanda size HSM ve Akıllı Kart olmak üzere iki seçenek sunulur.

a) Akıllı kart seçilirse mali mühür sertifikası akıllı kart içerisine yüklenerek USB boyutunda kart okuyucusu ile birlikte başvuru sahibinin başvuru sırasında belirtmiş olduğu teslimat adresine veya seçmiş olduğu kurye şubesine gönderilir.
b) HSM de sertifika üretimi seçilirse firmanın daha önceden temin ettiği HSM cihazı üzerinde sertifika üretimi yapılır. Bu üretim için ödeme süreci tamamlandıktan sonra firmaya yerinde/uzaktan bağlantı şeklinde randevu verilerek üretim süreci işletilir. HSM cihazı Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından temin edilmemektedir.
Bilgilendirme: Hardware Security Module (HSM)’ler hassas kriptografik anahtarları fiziksel ortamda saklamak ve kriptografik işlemleri en güvenli şekilde gerçekleştirmek için üretilmiş özel güvenlik donanımlarıdır. Bu donanımlar uygulamaların güvenli bir şekilde çalışmasını sağlarlar.
Not: HSM cihazları genelde büyük ve dağınık yapıda olan firmalar tarafından kullanılmaktadır. İmzalama işlemi birden fazla kişi tarafından ve farklı bilgisayarlardan yapılabilmektedir. HSM cihazı akıllı karta göre daha hızlı ve fazla işlem yapabilen fakat maddi olarak akıllı karta göre çok daha pahalı olan cihazlardır.

2. Şirketi temsile yetkili olan kişilerin yabancı uyruklu olduğu firmalar (%100 yabancı ortaklı), Adi ortaklıklar, Kooperatifler, Fonlar, OSB ve Kollektif Şirketler ile MERSİS sisteminde şirket bilgileri güncel olmayan veya güncel olduğu halde sıkıntı yaşamaya devam eden mükellefler mali mühür başvuru sayfalarında hata ile karşılaşabilirler. Böyle bir durumla karşılaşıldığında mali mühür başvurusu Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden yapılmalıdır.
3. Sertifika üretimi ödemenin yapılmasına müteakiben hemen başlatılacaktır. Ödemenin yapılmasının ardından Üretim Süreci başladığından ve ürün kişiye/firmaya özel ürün olduğundan sipariş iptali ve ücret iade süreci işletilememektedir. Ödeme yapmadan önce mutlaka bilgilerinizi kontrol ediniz. Ödeme yaptıktan sonra yeni üretim talepleriniz yine ücreti karşılığında yapılacaktır.
4. Başvuru sonrasındaki tüm sürecinizi KAMU SM Online İşlemler sayfası üzerinden takip edebilirsiniz.

analiz otelcilik otelcilik sektörü raporlama

Otelcilik Sektöründe Raporlama ve Analiz

Bir otel yazılımı seçerken , kullanım kolaylığı ve sunduğu özellikleri ön planda tutarak seçim yaparız. Fakat günümüz rekabet koşullarında bir otel yönetim sisteminin size sunduğu en büyük avantaj gelişmiş rapor ve analiz araçlarıdır. Doğru analiz daha iyi oda fiyatlandırma ve rezervasyon stratejileri oluşturmanız için çok önemlidir.

Otel Programı ile Raporlama ve Analiz Neden Önemlidir?

Otel yazılımı’nın size sunduğu raporları  gelir ve gider çizelgenizi görüp aylık bir sonuç çıkarmaktan ziyade artık geleceğe yön veren birer analiz olarak görmek daha doğru olacaktır.

Örneğin ADR (Average Daily Rate) ve Forecast Raporları doğru oda fiyatlandırma konusunda çok değerli veriler içermektedir.(bkz. Forecast Raporu Nedir? )

Otelinizin yönetiminde sizi bir adım ileriye taşıyacak bazı otel programı raporları şu şekildedir;

Forecast Raporları

Doluluk oranını belirleyen ve ay içerisinde ki tüm günleri kapsayan, check-in, dolu oda sayısı, kişi sayısı, boş oda sayısı, doluluk yüzde oranı gibi verileri günlük alabileceğiniz gibi aylıkta alabildiği geniş kapsamlı doluluk veri rapordur.  ( Bknz. Forecast raporları neden önemlidir? )

Revpar Raporları

Revpar’ı hesaplamak için öncelikle oteliniz hakkında bazı verilere sahip olmamız gerekiyor. Temel olarak oda gelirlerinin ve satılabilir oda sayısının biliniyor olması gerekmekte. RevPAR hesabı için odalardan elde ettiğiniz gelirin satılabilir oda sayısına bölünmesi gerekir. 

Örneğin 10 odalı bir tesis olduğumuzu varsayalım. Yalnızca aylık revpar hesabı yapacağımızı düşünelim. Ay sonunda oda satışlarından elde ettiğimiz gelir ise 50.000TL. Ay boyunca satabileceğimiz oda sayısı 30(gün) X 10(oda)= 300 oda satabiliriz. (Bknz. REVPAR (Revenue Per Available Room)Nedir?)

HMS Otel Programı Satış Grafik Raporları 

Kanal Rezervasyon Raporları

Online satış kanalları (OTA) üzerinden gelen rezervasyonları anlık olarak takibini yapmak oda gelirlerinizin kaynak kontrolü için önemlidir.  Geleceğe dönük olarak pazarlama stratejinizin hangi satış kanalları üzerinden daha çok geldiğine göre Oda Fiyatlandırma / Komisyon giderleri dengesini kurmanıza yardımcı olacaktır.

(Bknz. Kanal Rezervasyon Raporları )

Otel Satış ve Gelir Grafik Raporları

Otelinizin gelir, gider, oda satışı, rezervasyon , oda başı maliyet raporlarını grafik olarak görüntülemek hızlı aksiyon almanız ve raporların daha anlaşılır olması için gereklidir. Hms otel programı grafik olarak bu raporları size sunmaktadır.

Otelinizin grafik raporlarını nasıl görebilirsiniz? (Bknz. Otel Satış ve Rezervasyon Grafik Raporları)

Otel Genel Raporları

Otelinizin genel raporları ( Tahsilat, check-in, check-out, cari) günlük olarak hızlı aksiyon almanıza yardımcı olan raporlardır. Tesisinizin günlük hareketlerini hızlı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz.

Bknz. Otelinizin Günlük Raporlarını Görüntüleme

Sonuç olarak bir otel programından beklentiniz öncelikle gelişmiş raporlama araçları olmalıdır. Otel programları otelinizi hatasız ve hızlı şekilde yönetmenize yardımcı olan yazılımlardır. Fakat otel raporları tesisinizin geleceğe dönük olarak satış ve stok planlaması yapmanızda yardımcı olarak en güçlü araçlardır.

Doğru raporlar ve doğru analiz otelinizin gelirlerini arttırmanız için yardımcı olurken geleceğe dönük doğru adımlar atmanız için yardımcı olacaktır.

HMS Otel Programı gelişmiş raporlama araçları hakkında bilgi almak için wiki sayfalarımızı ziyaret edebilirsiniz.

online rezervasyon online rezervasyon motoru rezervasyon takibi

Online Rezervasyon Takibi Nasıl Yapılır?

HMS Otel Programı Online Satış Kanalları (OTA), Websitesi Rezervasyon Formu, Facebook, Whatsapp ve instagram gibi sosyal etkileşimin yüksek olduğu platformlar üzerinden Online Rezervasyon almanızı sağlamaktadır.

Online Rezervasyonların hangi platform üzerinden geldiğini takip etmeniz otelinizin geleceğe dönük satış ve pazarlama stratejileri oluşması konusunda sizlere yardımcı olacaktır.

Kanal Rezervasyon Takibi Nasıl Yapılır?

HMS Otel Programında gelen rezervasyonların takibini “Rezervasyon > Kanal Rezervasyon” ekranından yapabilirsiniz.

Gelen Kanal Rezervasyonların “Kanal Kod” sütununda rezervasyonun hangi kanal üzerinden geldiğini görebilirsiniz.  Rezervasyon ayrıntılarına ise “İşlemler” sütunundaki ilgili rezervasyon kolonundaki simgesine tıklayarak ulaşabilirsiniz.

Kanal Rezervasyon Görüntüle ekranında “Kanal” kısmında  gelen rezervasyonun kaynağını görebilirsiniz. Online Rezervasyon Formundan gelen rezervasyonlarda Websiteniz üzerinden gelen rezervasyon “Online” Facebook sayfanızdan gelen “Facebook” Whatsapp bağlantısı üzerinden gelen “Whatsapp” Instagram Bağlantısı üzerinden gelen ise “Instagram” olarak görüntülenecektir.

Online Rezervasyon Formu Örnek Link Şablonları

Online rezervasyon formundan gelen rezervasyonların doğru bir şekilde takibini yapabilmeniz için farklı online rezervasyon formu link şablonlarını kullanmalısınız.

Misafilerinizi online rezervasyon formuna yönlendirdiğiniz sosyal medya platformu yada web siteniz için farklı URL şablonları mevcuttur. Online Rezervasyon Formu link şablonları örnekleri aşağıdaki gibidir.

Web Sitesiniz için:
https://hms-otel.hmshotel.net/?utm_source=web&utm_medium=page

Facebook Sayfasınız için:
https://hms-otel.hmshotel.net/?utm_source=facebook&utm_medium=page

WhatsApp için:
https://hms-otel.hmshotel.net/?utm_source=whatsapp&utm_medium=message

İnstagram Sayfasınız için:
https://hms-otel.hmshotel.net/?utm_source=instagram&utm_medium=page

Yukarıda belirtilen örnek online rezervasyon linklerini kendi otel bağlantınız ile değiştirerek ilgili mecralarda doğru link paylaşımı yapabilirsiniz.

otelcilik terimleri

Önbüro Terimleri

maliyet hesaplama otel giderleri otel maliyeti hesaplama

Otel İşletme Maliyeti Hesaplama

Otelcilikte Maliyet Hesabı Yapmak Neden Önemlidir?

Turizm sektöründe gün geçtikçe artan rekabet ve giderlerin artması otel işletmecileri için maliyet planlaması yapmanın önemini arttırmıştır. Dolayısıyla oteller ayakta kalabilmek, artan rekabete ayak uydurabilmek ve kar marjını korumak için maliyetlerini kontrol altında tutmak zorundadırlar.

Tüm bu işletme maliyetlerini manuel olarak yapmak, çok fazla zaman harcamanıza sebep olurken aynı zamanda hata yapmanıza da sebep olabilir. 

Otel İşletme Maliyetleri Nelerdir?

Otelinizin genel maliyet hesabını yapmadan önce mutlaka giderlerinizin sınıflandırılması gerekmektedir. Dolayısıyla sınıflandırılan maliyetler için  kontrol ve tasarruf önlemleri yapmak çok daha kolay olmaktadır.

Otel Sabit Giderleri

Otel sabit giderleri dönemsel olarak değişebilmektedir, fakat genel olarak işletme sabit giderleri aşağıdaki gibidir;

Enerji Giderleri

Günümüzde artan giderlerin başında enerji harcamaları yer almaktadır. Genel olarak otelcilikte kullanılan enerji maliyetleri; elektrik, ısıtma, doğalgaz ve su giderleri olarak sıralanabilir.

İletişim Giderleri

Otellerde iletişim gideri olan ön plana çıkan hizmetler telefon ve internet maliyetleridir. 

Personel Giderleri

Dönemsel olarak değişiklik göstermesine rağmen personel giderlerini de otelinizin sabit giderleri arasına ekleyebiliriz. Ön büro, housekeeping,  yönetim, insan kaynakları, hizmet elemanları, restaurant çalışanlarını buna örnek gösterebiliriz.

Otel Sabit Olmayan Giderler

Otellerde dönemsel olarak sürekli değişen , arz talep çizelgesine göre artan maliyetler söz konusudur. Değişken maliyetlere aşağıdaki gibi örnek gösterebiliriz;

Otel Pazarlama ve Reklam Giderleri

Günümüzde internette oluşan rekabet ortamı ile dijital pazarlama otelcilik sektöründe vazgeçilemez bir maliyet haline gelmiştir. Otelcilikte reklam giderlerinin başında arama motorları reklamları, sosyal medya reklamları ve influencer sponsor anlaşmalarını örnek gösterebiliriz.

Komisyon Giderleri

Online Satış Kanalları (OTA) internet online rezervasyon pazarının büyük bir kısmına hakim olmuş durumdadır. Otelinizin internette daha fazla bulunabilir olması ve dolayısıyla misafirlerinizin online satış kanalları üzerinden rezervasyon yapmaya yönelmesi ile komisyon giderlerini de maliyet hesabınıza eklemeniz gerekmektedir. ayrıca tur operatör komisyon giderleri de buna bir örnek gösterilebilir

Bakım / Onarım Giderleri

Otellerde bakım onarım giderleri sabit maliyet hesabına dahil edilebilmektedir, fakat yapılan harcama sabit olmadığı için değişken maliyetler içerisine eklenmesinde fayda vardır.

Otel Maliyetlerinizi Kontrol Altına Alın

Otel sabit ve değişken maliyetlerinizi sürekli kontrol altında tutmanız çok büyük önem arz etmektedir. Bu noktada manuel olarak giderleri listelemeniz ve kontrol altında tutmanız malesef çok zordur.

Otelinizin tüm birimlerini kontrol edebileceğiniz bir otel yönetim sisteminin önemi burada ortaya çıkmaktadır. Otel yazılımınız üzerinden raporlara hakim olmanız maliyet hesabınızı hatasız ve kısa sürede yapmanıza yardımcı olacaktır.

Otelinizin gelir gider raporlarını oluşturmak ve takip etmek zor gibi görünse de HMS Otel Programı ile bu gündelik işleri kolayca tamamlayabilirsiniz. HMS kanal yöneticisi ile ayrıca online satış kanallarındaki satışlarınızı ve komisyon giderlerinizi de kolayca takip edebilirsiniz. 

Bkz. HMS Otel Programı raporlar ekranı hakkında ayrıntılı bilgi alabileceğiniz wiki sayfamızı ziyaret edin.

Tasarruf Önlemleri

Otelinizin en büyük sabit giderleri arasında personel giderleri yer almaktadır. 

Otelinizin sabit giderleri arasında her ne kadar personel giderleri büyük bir bölümde yer alsa da verimliliği arttırmak ve israfı önlemek için vasıflı personelin önemi çok büyüktür.

Otelinizde enerji giderleri de aynı zamanda büyük bir önem arz etmektedir. Otelinizin bakım ve onarım masrafları arasına daha verimli aydınlatma ve ısıtma / soğutma donanımları eklemeniz uzun vade de size olumlu olarak geri dönecektir.

Rekabetin yoğun olarak yaşandığı konaklama sektöründe tasarruf etmenin önemi büyüktür. Oteller için tasarruf önerileri sunduğumuz ilgili blog yazımıza yandaki başlıktan ulaşabilirsiniz.

Oteller için 4 Tasarruf Önerisi

Rekabetin son derece yüksek olduğu konaklama sektöründe ayakta kalmanın basit iki yolu vardır rezervasyonları arttırmak ve maliyetleri azaltmak. Rezervasyonları arttırma stratejilerini uygulamak …

Sonuç olarak her geçen gün artan maliyetleri kontrol altında tutmak tasarruf etmenin vazgeçilmez ilk adımıdır. Maliyet verilerinizin sağlıklı ve güncel olarak tutulabilmesi geleceğe doğru adımlar atabilmeniz ve oda başına maliyetlerinizi (Room Cost) doğru yapabilmeniz için çok önemlidir. HMS Otel Programı ve Kanal Yöneticisi ile otelinizin tüm maliyet, satış ve gider aşamalarını gelişmiş raporlar ekranından sürekli kontrol altında tutabilirsiniz.

Unutmayın ki oteller için en iyi pazarlama teknikleri öncelikle maliyet hesabı yapmaktan geçmektedir.

erken rezervasyon

Erken Rezervasyon Avantajları Nelerdir?

otelde Tasarruf yöntemleri Tasarruf

Oteller için 4 Tasarruf Önerisi

Rekabetin son derece yüksek olduğu konaklama sektöründe ayakta kalmanın basit iki yolu vardır rezervasyonları arttırmak ve maliyetleri azaltmak. Rezervasyonları arttırma stratejilerini uygulamak her zaman heyecan verici olmasına rağmen maliyetleri düşürmek Oda Başına düşen maliyeti (Otellerde Room Cost Nedir?) belirlemede en önemli faktördür.

Gider Analizi

Otelinizdeki maliyetleri azaltmak için ilk yapmanız gereken şey geçmiş aylar yada yıllardaki maliyetlerinizi analiz etmenizdir. Otel programınızda bu raporları kolayca bulabilirsiniz. Gider analizi yaparken maliyet raporlarının yanı sıra forecast raporlarınızı da göz önünde bulundurmanız geleceğe yönelik daha doğru adımlar atmanız konusunda yardımcı olacaktır. (Forecast Raporu Neden Önemli?)

Forecast raporları gelecek aylarınızı planlarken aylık olarak farklı tasarruf tedbirleri almanız için size yardımcı olacaktır. Turizm sezonuna hazırlanırken doğru bir bütçe hazırlamamanız durumunda giderlerinizi düşürmeniz neredeyse imkansızdır.

HMS Otel Programında Forecast Raporlarına nasıl ulaşabilirsiniz?

Forecast raporları gelecek aylarınızı planlarken aylık olarak farklı tasarruf tedbirleri almanız için size yardımcı olacaktır. Turizm sezonuna hazırlanırken doğru bir bütçe hazırlamamanız durumunda giderlerinizi düşürmeniz neredeyse imkansızdır.

HMS Otel Programında Forecast Raporlarına nasıl ulaşabilirsiniz?

Maliyetleri Düşürmek için Basit Düşünün

Maliyetlerinizi raporlar ile analiz etmekle başladığınız bu yolculukta odaklanmanız gereken nokta aylara göre alış faturalarınız olmalıdır. Otelinizin misafirlerinize sunduğunuz olanaklarda kalite miktarı düşürmeden nasıl tasarruf yapabileceğinizi analiz edin.

Örneğin duşlardaki kullan at duş jeli, şampuan ve sabun gibi hijyen malzemelerini tekrar doldurulabilir sıvı sabunluklar ile değiştirmek ile başlayabilirsiniz. Ama bunu yaparken bu sabunlukların bakımlarının ve temizliğinin düzenli yapıldığından emin olun, aksi takdirde size kötü izlenim olarak geri dönebilir.

Enerji Verimliliği

Günümüzde enerji maliyetlerinin artması ile otelinizde tasarruf etmeniz gerekenler listesinde en başta elektrik maliyetleri olmalıdır. Otellerde popüler olarak kullanılan Energy Saver kart sistemleri bu noktada size yardımcı olacaktır. Odalarınızdaki kapılara takılacak sensörler ile kapı açıkken klimanın çalışması engellenerek gereksiz elektrik harcamalarının önüne geçilebilir.

Elektrik masraflarınızı azaltmanın bir diğer yolu ile klasik aydınlatma ampülleri yerine led lambalar tercih etmeniz olacaktır. Günümüzde yeni Led lamba teknolojileri daha az elektrik ile daha fazla aydınlatma sunmaktadır.

Veri Analizi

Otelinizde maliyetleri düşürmek ve tasarruf etmenin en doğru yolu iyi bir veri analizinden geçmektedir. Room Cost ve Forecast raporlarının oluşması ve gelecek yıllarda buna göre satış ve tasarruf stratejileri geliştirebilmeniz için iyi bir otel yönetim sistemi ne ihtiyacınız olacaktır. HMS Otel Programı ayrıntılı raporlama sistemi ile otelinizin yeni rezervasyon ve tasarruf stratejilerini oluşturmakta size yardımcı olacaktır.

Normalleşme Sürecinde Otelinizi Başarıya Taşıyacak Öneriler

otel websitesi

Ekonomik Otel Web Sitesi Çözümleri – HMS Site

Otel Websitesi günümüzde konaklama tesisleri için olmazsa olmaz bir gerekliliktir. Her ne kadar Online Satış Kanallarının (OTA) popülerleşmesi ile otel web siteleri geri planda kalsa da bir işletme için güvenilirlik ve prestij için gereklidir.  Misafirlerinizin bir otel web sitesinden beklentisi kullanışlı ve kolay ulaşılabilirlik, Tesis sahipleri için ise kolay yönetilebilir ve ekonomik olmasıdır. HMS Otel Programı olarak partnerlerimizin otel web sitesi ihtiyaçlarına ekonomi ve güçlü özelliklerle donatılmış HMS Site hizmeti ile hazır otel web sitesi sunuyor.

Otel Web Sayfasında Olması Gereken Özellikler Nelerdir?

Mobil Uyumlulu Otel Sitesi

Günümüzde mobil kullanımın artması ile bir otel web sitesinde olması gereken en önemli özellik mobil uyumlu olmasıdır. Tüm mobil cihazlar ve bilgisayarlar üzerinde misafirlerinizin ziyaret edebileceği bir otel web sitesi çok önemlidir.

Online Rezervasyon

Sitenizi ziyaret eden potansiyel misafirlerinizin kolayca online rezervasyon yapabileceği formlar otel web sitenizde mutlaka yer almalıdır. HMS Otel Programı kullanıcıları HMS Site ile hazırladıkları web sitesi üzerinden kolayca online rezervasyon hizmeti alabilmektedir.

Modern Tasarım

Rekabetin her geçen gün arttığı otel web sitelerinde modern bir tasarıma sahip olmak prestij ve ziyaretçilerinizin sitenizi daha kolay anlayabilmesi için önemlidir. HMS Site size onlarca modern ve mobil uyumlu otel web sitesi tasarımı sunmaktadır. Dilediğiniz tasarımı seçerek dakikalar içerisinde web sitenizi hazırlamaya başlayabilirsiniz.

Görsel Sunum

Otelinizin web sitesini tasarlamaya başlamadan önce mutlaka yapmanız gereken bazı hazırlıklar vardır. Otelinizi en iyi şekilde anlatan fotoğraf ve videolar hazırlamanız en önemli husus olarak değerlendirilebilir. Kötü çekilmiş fotoğraf yada videolar web sitenizin de istenilen potansiyele ulaşmasını engelleyecek dolayısıyla müşteri kaybetmenize yol açacaktır. Tesisinizin , odalarınızın ve hizmetlerinizin görsel olarak sizi doğru yansıttığından emin olmalısınız.

İletişim Formları

Otel Web Sitenizi ziyaret eden misafirlerinizin sizinle kolayca iletişime geçebileceği formların olması önemlidir. Günümüzde insanlar telefon ile iletişimden ziyade iletişim formları , mail, whatsapp ve telegram gibi uygulamak üzerinden iletişim kurmayı tercih ediyor.

Zengin İçerik

Otel Web sitenizi ziyaret eden misafirlerinizin web sitenizde daha fazla vakit geçirmesi ve bilgiye ulaşması önemlidir. Web sitenizde tesisinizin tanıtımının yanı sıra mutlaka bölgenizdeki turistik yerler, aktiviteler ve etkinliklerinde yer aldığı sayfalar hazırlayın. Örneğin gezilecek yerler hakkında bilgiler vermeniz otelinizin konumunun bu bölgelere olan uzaklık bilgileri misafirlerinizin sizi tercih etmesi için önem taşımaktadır.

Oteller İçin Blog Sayfalarının Önemi

Çoklu Dil Desteği

Otelinizin hitap ettiği misafir kitlesine ve bölgenin turizm potansiyeline uygun olarak web sitenizde birden fazla dil de hizmet vermeniz sizi ön plana çıkaracaktır. HMS Site ile dilediğiniz tüm dilleri eklemeniz mümkündür.

Otel Web Sitesi Yönetim Panelinde Olması Gereken Özellikler Nelerdir?

Kolay Yönetilebilir Panel Sistemi

HMS Site Konaklama tesislerinin ihtiyaçlarına uygun olarak tasarlanmıştır. Web sitesi hazırlamak için bir otelin ihtiyacı olan tüm özellikler yönetim panelinde mevcuttur. Oteller için özel hazırlanan yönetim paneli sayesinde karmaşadan uzak ihtiyaca uygun modüllere ulaşım ve düzenlemek çok kolaydır.

Sosyal Medya Entegrasyonu

Tesisinize ait sosyal medya hesaplarının olması artık günümüzde neredeyse otel web sitesi kadar büyük bir önem taşımaktadır. Sosyal Medya hesaplarınızın otel web sitenizde kolayca görüntülenebileceği alanları kolayca yönetebilirsiniz.

Misafir Yorumları

Tesisinizi daha önce ziyaret eden misafirlerin yorumları yeni misafirler kazanmanız için en önemli noktalardan biridir. Dilerseniz yönetim panelinden google tesis yorumlarını sitenizde sergileyebilirsiniz.

Çoklu Tema Desteği

Otel websitesi yapısına uygun olarak tasarlanmış onlarca tema panel üzerinde kullanımınıza sunulmuştur. Dilediğiniz temayı seçerek çok kısa süre içerisinde web sitenizi oluşturabilir ve istediğiniz zaman tasarımı farklı bir tema ile değiştirebilirsiniz.

HMS Otel Programı’nın Konaklama sektörüne özel olarak sunduğunu HMS Site hizmeti ekonomik otel web sitesi hazırlamanız için güçlü ve kolay özellikler sunmaktadır. Üstelik Online Rezervasyon altyapısı ile sitenizden kolayca rezervasyon alabilir ve rezervasyonlarınızı kolayca HMS Otel Programı üzerinden yönetebilirsiniz. HMS Site Otel Web sitesi fiyatlarını incelemek için lütfen HMS Site web sitemizi ziyaret edin.

www.hmssite.com

Hangi Oteli Tercih Etmeliyim

İyi bir tatil geçirmek için bazen çok uzun süre beklememiz gerekir. Bazen bir iş seyahati bazen de sadece şehirden ve kalabalıktan uzakta bir tatil isteriz. Ancak gideceğimiz yerde onlarca konaklama seçeneği ve konsepti olacaktır. Onlarca seçenek arasından en uygununu bulmak bile bazen tatile gitmekten daha zahmetli olmaktadır. Onlarca otel arasından seçim yaparken ilk filtreleme kriteri otellerin fiyatlardır. Çünkü artık dünyadaki neredeyse bütün otellerin kanallarda (Booking, Expedia vb) ve kendi web sitelerinde direk olarak fiyatlarına ulaşmak mümkün hale gelmiştir.

 

Bu kanallar ve web sitelerinde oda fiyatlarının yanında birçok veriye ulaşmak da mümkündür. Bunlardan bazılarını sıralayacak olursak; hangi otelin ne kadar yorum aldığı, popülerlik düzeyi, sunduğu imkânlar, konumu, konsepti gibi birçok veri elimizin altındadır. Ulaştığımız bu veriler artık bizim tatilden beklentilerimiz ve isteklerimizin bir sonucu olarak otel seçmemize olanak verecektir. Peki, bu ulaşılan bilgilerle doğru oteli seçmek mümkün müdür? Bu soruya net bir cevap vermek maalesef mümkün değildir. Ancak hayalimizdeki tatile tam olarak ulaşamasanız bile kötü bir deneyim yaşamamamız adına bilgileri doğru yorumlamamız elzem oluşturmakta.

Otelin Konumu

Otelinizin konumu sizler için önemlidir. İş seyahati için otel aradığınız zaman gideceğiniz iş yerinin konakladığınız otele yakın olması tercih sebebi olabilir. Bununla birlikte tatil için gittiğiniz otelin ulaşımının kolay olması, gezilecek yerlere yakınlığı bizler için tercih sebebi olabilir. Tabi ki istek ve ihtiyaçlarımız doğrultusunda bunları seçmemiz daha doğru olacaktır.

Eğer şehirden uzak sakin bir yer tercih etmek isterseniz ona uygun otel aramanız gerekecektir. Gece dışarı çıktığınızda daha hareketli bir gece hayatı olsun isterseniz, şehrin işlek caddesine yakınlığına bakabilirsiniz. İstek ve İhtiyaçlar doğrultusunda bize en uygun konumu seçmeliyiz. Seçtiğimiz bu uygunluk kriteri bize zaman ve paradan tasarruf etmemizi sağlayacaktır.

Otel Konsepti

Konsept seçimi bizleri en çok etkileyen konulardan biridir. Eğer biz sadece gittiğimiz yerde gecelik konaklama yapmak ve zamanımızın çoğunu dışarda geçirmek istiyorsak yarım pansiyon iyi bir seçim olabilir. Ancak çoğu zamanda otelin bütün olanaklarından yararlanmak, spa gibi rahatlatıcı aktiviteler yapmak ve otelden dışarı çıkmamak isteriz. Bunun İçinde her şey dâhil ya da ultra her şey dâhil bizler için iyi bir seçim olabilir.

Konsept seçimi bizim tatile bakış açımızla doğru orantılı olmalıdır. Tatilden beklentileriniz gezip dolaşmak, tarihi yerleri görmek, yeni insanlar ile tanışmak ise, buna uygun bir konsept seçtiğimiz zaman maddi anlamda etkileri olacaktır. Örnek olarak seçtiğimiz yarım pansiyon ile oteliniz için fazla para ayırmadan bütün gününüzü dışarıda tarihi yerleri dolaşmakta kullanabilirsiniz.

Otopark Hizmeti

Tatile kendi özel aracınızla gidiyorsanız güvenli ve ücretsiz bir otopark hizmeti almak isteyebilirsiniz. Otopark hizmetinin olmaması size zaman ve maliyet getireceği unutulmamalıdır.

Otelin Sunduğu Diğer Hizmetler

Otelin sunduğu hizmetler ile doğru orantılı olarak fiyatlarının da yüksek olacağı unutulmamalıdır. Sunulan hizmetlerin hangileri extra ücrete tabi hangileri verdiğiniz konsept fiyatı içinde bunlara çok dikkat edilmesi gerekmektedir. Bazen otellerde mini bar hizmeti yazılı olabilir ancak oradaki herhangi bir içeceğin ücretli mi ücretsiz mi olduğunu mutlaka öğrenilmesi gerekmektedir. Detay bilgiler kritik öneme sahiptir.

Spa hizmetinin varlığı sizin bu hizmeti ücretsiz alacağınız anlamına gelmez. Genellikle oteller ücretsiz hizmetlerini ayrı yerde kategori olarak belirtir ancak bazı oteller sadece bu hizmetleri yazmakla yetinirler. Rezervasyon yapmadan bu özellikleri teyit etmenizde her zaman yararı olacaktır.