Otel Rezervasyon Sistemi Nedir ve Nasıl Çalışır?
Otel rezervasyon sistemi her otel için vazgeçilmez ve önemli olması şaşırtıcı özellikler sadece birisidir.
Otel rezervasyonlarını artırmak ve yönetmek, otelciler için en önemli önceliktir. Rezervasyonları en üst düzeye çıkarmak ve yönetim sürecini düzene sokmak yalnızca otel konuk deneyimini iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda personel verimliliğini ve genel operasyonları da iyileştirir.
Otel rezervasyon sistemi, tüm rezervasyon kanallarından gelen misafir rezervasyonlarıyla ilgili tüm bilgileri saklayan, yöneten ve işleyen bir dijital otel yazılımıdır. Bazen “Merkezi Rezervasyon Sistemi” olarak adlandırılan yazılım, konuk bilgileri, oda envanteri, oda fiyatları, OTA veya üçüncü taraf listeleri için bir merkezdir. Otel operasyonlarında gerçek zamanlı güncellemeleri yansıtmak için genellikle bir mülk yönetim sistemi ve bir gelir yönetimi yazılımı ile entegre edilir.
Gelişmiş otel rezervasyonu sistemleri ayrıca müşteri verilerini aktif olarak toplar, diğer kanallardaki rezervasyonların senkronize edilmesine yardımcı olur ve gerçek zamanlı olarak uygun kaynak tahsisini yapar.
Otel Rezervasyon Sistemi ile Otel Rezervasyon Motoru Arasındaki Fark Nedir?
Otel rezervasyon motoru, konukların bir otelin web sitesinden veya sosyal medya hesaplarından doğrudan rezervasyon yapmak için kullandıkları bağımsız bir otel yazılımıdır.
Otel rezervasyon sistemi ise sadece otelin rezervasyon motorundan değil, OTA’lardan, üçüncü taraf rezervasyon kanallarından, telefon rezervasyonlarından, e-postalardan ve rezervasyonsuz rezervasyonlardan gelen söz konusu rezervasyonları işleyen kapsamlı bir dijital yazılımdır.
Otel işletmecilerinin tüm rezervasyonları gerçek zamanlı olarak yönetmesini ve izlemesini sağlayan sistem, diğer otel yönetim sistemleri ile entegre çalışabilmektedir.
Otel Rezervasyon Sistemi Nasıl Çalışır?
Bir otel rezervasyon sistemi, otellere tüm rezervasyon sürecini kuşbakışı olarak görme olanağı sağlar.
Rezervasyon yaparken konuklar, kişisel bilgilerini, isteklerini ve kalış süresi, oda tercihi ve misafir sayısı gibi diğer gerekli verileri girerek otelin web sitesinin rezervasyon motoru aracılığıyla kendi rezervasyonlarını yapabilirler.
Otel rezervasyonu, bir gelir yönetimi yazılımı ve bir mülk yönetim sistemi ile entegre edilmişse, günlük fiyatlar, gelir ve oda dağılımı ile ilgili gerçek zamanlı güncellemeler de yansıtılır. Rezervasyon sistemi daha sonra ön büro personelinin varış öncesi hazırlıklar ve check-in sırasında erişebilmesi için bu bilgileri saklar.
Ayrıca otel rezervasyon sistemleri, konuk profilleri, rezervasyon modelleri, oda ve fiyat tercihleri ile stratejik planlama ve karar vermede paha biçilmez olabilecek diğer bilgiler hakkında önemli verileri de saklar.
Bir Otel Rezervasyon Sisteminin En Önemli Faydaları
Bir rezervasyon sisteminin entegre edilmesi hem büyük hem de küçük ölçekli oteller için faydalıdır. Sistem verimliliği artırır, insan hatalarını azaltır ve konukların rezervasyon modellerine ilişkin iç görü sağlar.
İşte bir otel rezervasyon sisteminin en önemli faydaları:
- Geliştirilmiş personel verimliliği
- Otel listeleri üzerinde daha fazla kontrol ve özelleştirme
- Azaltılmış insan hataları ve rezervasyon hataları
- Müşteri verilerine erişim
1. Otel Rezervasyon Sistemleri, Tüm Rezervasyon Sürecini Otomatikleştirerek Personel Verimliliğini Artırır
Bir rezervasyon sisteminin ana faydası, çalışmaya başladığında insan müdahalesi gerekliliğini esasen ortadan kaldırmasıdır. Rezervasyon formları, odalar, fiyatlar ve kısıtlamalar yerine getirildikten sonra, sistem çok küçük manuel ayarlamalarla bağımsız olarak çalışmaya bırakılabilir.
Misafirler kendi rezervasyonlarını yaptıkları için, otel personelinin sadece varış öncesi hazırlıklar ve check-in işlemleri için kontrol etmesi yeterlidir. Otel çalışanları daha önemli görevlere odaklanmakta ve misafirlerle ilgilenmekte özgürdür.
2. Şirket İçi Rezervasyon Sistemleri, Otel Yöneticilerine Rezervasyon Sürecini Kişiselleştirmek İçin Daha Fazla Kontrol Sağlar
Otel işletmecileri rezervasyon sürecinin tamamına erişebildiğinden, her yönü kendi ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirler. Örneğin misafirleri hakkında daha fazla bilgi edinmek isterlerse rezervasyon formuna daha fazla bilgi alanı ekleyebilirler. Veya süitleri standart odalar yerine tanıtmak istiyorlarsa, daha küçük odalara daha fazla kullanılabilir süit dağıtabilirler.
Eklenen özelleştirme, otel yöneticilerinin müşterileri daha yüksek değerli odalara yönlendirmesini ve rezervasyon işlemi sırasında ekstra avantajlar veya hizmetler satmasını kolaylaştırıyor. Otel işletmecileri, stratejik olarak tasarlanmış bir rezervasyon süreciyle hiçbir ek ücret ödemeden potansiyel olarak daha yüksek gelir elde edebilir.
3. Otomatik Otel Rezervasyon Sistemleri, İnsan Hatası ve Rezervasyon Hatası Riskini Azaltır
Rezervasyonları manuel olarak yönetmek zaman alıcıdır ve hatalara açıktır. Çifte rezervasyon, çifte rezervasyon ve oda dağılımındaki hatalar, otomatik bir sistem kullanılarak kolayca çözülebilecek yaygın rezervasyon sorunlarıdır. Otel rezervasyon sistemiyle, otel işletmecilerinin rezervasyon sürecini yalnızca bir kez özelleştirmesi ve yazılımın rezervasyonları kendi başına yönetmesine ve işleme koymasına izin vermesi gerekir.
Ayrıca misafirler rezervasyonlarını kendileri yaptıkları için ön büro personeli misafirler için rezervasyon yaparken hata yapmaktan kurtulur. Sistem en karmaşık oda rezervasyonlarını bile isim yanlışlığı, rezervasyon tarihlerinde karışıklık veya aynı odayı farklı konuklara sağlama riski olmaksızın halleder.
4. Otelciler, Bir Otel Rezervasyon Sistemi Tarafından Toplanan Misafir ve Rezervasyon Verilerine Erişebilir
Bir otel rezervasyon sistemi, bir otel rezervasyonu yapmakla ilgili her şeyi işlediğinden, girilen her bilgiyi de saklar. Otelciler, sistem verilerine erişerek konuk demografisini, rezervasyon modellerini, en popüler odalarını ve en çok tercih edilen rezervasyon günlerini ve fiyatlarını belirleyebilirler.
Bu verilerin kullanılması, yalnızca rezervasyon sürecinde iyileştirmeler yapmak için değil, aynı zamanda gelir yönetimini, günlük operasyonları ve uzun vadeli iş planlamasını da etkileyebilir. Bir rezervasyon sistemi olmadan, otel işletmecileri değerli iç görüleri kaçırabilir veya bilgileri üçüncü taraf kanallardan veya veri şirketlerinden satın alma riskiyle karşı karşıya kalabilir.
Otel rezervasyon sistemleri, konaklama pazarında rekabetçi kalabilmek için gerekli otel yönetim araçlarıdır.
Otel rezervasyon sistemleri, modern otelcilikte yeni standardın bir parçası haline geldi.
Otel rezervasyon sistemleri yalnızca rezervasyon sürecini konuklar için kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda otel yöneticilerinin rezervasyon yönetimini kolaylaştırmasına ve gelecekte kullanmak üzere veri toplamasına yardımcı olur.
Kapsamlı sistem, pazarda rekabetçi kalmanın, daha yüksek gelir elde etmenin ve genel performansı iyileştirmenin vazgeçilmez bir parçasıdır. Büyük verimlilik ve işlem kolaylığı sağlayan Otel Rezervasyon Modülü araçlarına HMS ile sahip olmak oldukça kolaydır.
HMS Rezervasyon Modülü ziyaretçilerinizin doğru algoritma yapısına uygunlukta sitenize entegre olmakla kalmaz, aynı zamanda ziyaretçiler için aynı odayı iki defa satma sorununda önüne geçmeniz için ideal çözüm üretmiş olur. Siz hâlâ HMS Yazılımları denemediniz mi?
