Brevo Entegrasyonu: HMS Otel Programı ile Rezervasyon, Fatura ve Kampanya E-postaları

Kısa cevap: HMS Otel Programı artık Brevo ile entegre. Rezervasyon onayları, iptal ve değişiklik bildirimleri, fatura ve folyo PDF'leri ile pazarlama kampanyaları, otelin kendi Brevo hesabı üzerinden ve otelin kendi alan adıyla gönderiliyor. Sonuç: e-postalar spam yerine gelen kutusuna düşüyor, her gönderimin teslim durumu izlenebiliyor ve misafir iletişimi tek panelden yönetiliyor.

Brevo nedir?

Brevo (eski adıyla Sendinblue), işlemsel e-posta (transactional e-mail), toplu e-posta kampanyası, SMS ve pazarlama otomasyonu sunan bir iletişim platformudur. Dünya genelinde yüz binlerce işletme tarafından kullanılır ve ücretsiz bir başlangıç planı vardır. Otelcilik açısından en önemli özelliği, e-postaların doğrulanmış bir alan adından, yüksek teslim oranıyla ve raporlanabilir şekilde gönderilmesini sağlamasıdır.

HMS Otel Programı Brevo ile hangi e-postaları gönderiyor?

1. Rezervasyon e-postaları

• Rezervasyon onayı (online rezervasyon, kanal yöneticisi ve önbüro kayıtları)
• Rezervasyon değişikliği ve iptal bildirimi
• Girişten önce bilgilendirme ve hatırlatma e-postaları

2. Fatura ve folyo gönderimi

Misafir folyosu, fatura ve proforma belgeleri PDF olarak doğrudan misafirin ya da firmanın e-posta adresine gönderilir. Muhasebe tarafında "fatura ulaşmadı" yazışmaları azalır, gönderimin teslim edilip edilmediği kayıt altında olur.

3. Pazarlama kampanyaları

Konaklama geçmişi olan misafirler Brevo kişi listelerine aktarılabilir. Sezon açılışı, erken rezervasyon, özel gün ve sadakat kampanyaları bu listelere Brevo'nun kampanya editörüyle gönderilir. Böylece online seyahat acentesi komisyonu ödemeden, kendi web sitenizden doğrudan rezervasyon almaya yönelik bir kanal kurulmuş olur.

Neden her otel kendi Brevo hesabını kullanıyor?

Entegrasyonda her tesis kendi Brevo API anahtarını HMS paneline girer. Bu tercihin otel açısından üç somut faydası vardır:

• Kendi alan adınızla gönderim: E-postalar rezervasyon@oteliniz.com gibi otelinize ait bir adresten çıkar; misafir kimden geldiğini tanır.
• Kendi itibarınız: Gönderici itibarı başka işletmelerle paylaşılmaz, başkasının toplu gönderimi sizin teslim oranınızı düşürmez.
• Veri ve raporlar sizde: Açılma, tıklanma, geri dönen (bounce) ve abonelikten çıkma raporlarını doğrudan kendi Brevo panelinizden görürsünüz.

Otel e-postaları neden spam klasörüne düşer?

En yaygın sebep, e-postanın gönderildiği alan adının doğrulanmamış olmasıdır. Gmail ve Yahoo, 2024'ten itibaren toplu gönderim yapan işletmelerden SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını zorunlu olarak istiyor. Paylaşımlı hosting sunucusundan PHP mail fonksiyonuyla gönderilen rezervasyon onayları bu yüzden sık sık spam'e düşer ya da hiç ulaşmaz.

Brevo entegrasyonuyla alan adınızı Brevo'da bir kez doğruladığınızda (SPF, DKIM ve DMARC DNS kayıtları), HMS üzerinden giden tüm e-postalar bu doğrulamayla gönderilir.

Kurulum nasıl yapılır?

1. Brevo'da ücretsiz bir hesap açın.
2. Gönderici alan adınızı ekleyin ve Brevo'nun verdiği SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını DNS yönetim panelinize girin.
3. Brevo panelinden bir API anahtarı oluşturun.
4. API anahtarını ve gönderici adresini HMS Otel Programı'ndaki Brevo entegrasyon ayarlarına girin.
5. Deneme e-postası göndererek kurulumu doğrulayın.

Kurulum sırasında destek ekibimiz DNS kayıtları dahil her adımda yardımcı olur.

KVKK ve İYS açısından dikkat edilmesi gerekenler

Türkiye'de rezervasyon onayı ve fatura gibi işlemsel e-postalar için ticari elektronik ileti onayı gerekmez. Kampanya ve bülten gibi tanıtım amaçlı e-postalar ise ticari elektronik ileti sayılır: misafirin açık onayı alınmış olmalı ve bu onay İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kayıtlı olmalıdır. Kampanya gönderirken yalnızca onayı bulunan misafirleri listeye eklemeniz ve her e-postada abonelikten çıkma bağlantısı bulundurmanız gerekir. Brevo kampanya e-postalarına abonelikten çıkma bağlantısını otomatik ekler.

Sık sorulan sorular

Brevo entegrasyonu ek ücretli mi?

Entegrasyon HMS Otel Programı'na dahildir. Brevo'nun ücretsiz planı küçük ve orta ölçekli tesislerin işlemsel e-posta ihtiyacını büyük ölçüde karşılar; gönderim hacmi arttığında Brevo'nun ücretli planlarına geçilebilir. Güncel limitler için Brevo'nun fiyat sayfasına bakabilirsiniz.

Brevo hesabım yoksa e-postalar gitmez mi?

Gider. Brevo entegrasyonu isteğe bağlıdır; entegrasyonu kurmayan tesislerde e-postalar HMS'nin varsayılan gönderim altyapısıyla gönderilmeye devam eder. Brevo, kendi alan adıyla ve daha yüksek teslim oranıyla göndermek isteyen oteller içindir.

Rezervasyon onayının misafire ulaşıp ulaşmadığını görebilir miyim?

Evet. Brevo her e-posta için teslim edildi, açıldı, geri döndü gibi durumları kaydeder; bu raporları Brevo panelinizden takip edebilirsiniz.

Pazarlama kampanyası için misafir listemi elle mi aktarmam gerekiyor?

Hayır. Misafir kayıtları HMS'den Brevo kişi listelerine aktarılır; kampanyayı Brevo'nun editörüyle hazırlayıp gönderirsiniz.

Butik oteller ve pansiyonlar da kullanabilir mi?

Evet. Entegrasyon tesis büyüklüğünden bağımsızdır; tek odalı bir pansiyon da yüzlerce odalı bir otel de aynı şekilde kurulum yapar.

Sonuç

Brevo entegrasyonuyla HMS Otel Programı kullanan tesisler, rezervasyon, fatura ve kampanya e-postalarını kendi alan adlarından, doğrulanmış ve raporlanabilir şekilde gönderebiliyor. Kurulum için destek ekibimizle iletişime geçebilir veya HMS Otel Programı için ücretsiz demo talep edebilirsiniz.