Otelcilik Sektöründe Raporlama ve Analiz
Bir otel yazılımı seçerken , kullanım kolaylığı ve sunduğu özellikleri ön planda tutarak seçim yaparız. Fakat günümüz rekabet koşullarında bir otel yönetim sisteminin size sunduğu en büyük avantaj gelişmiş rapor ve analiz araçlarıdır. Doğru analiz daha iyi oda fiyatlandırma ve rezervasyon stratejileri oluşturmanız için çok önemlidir.
Otel Programı ile Raporlama ve Analiz Neden Önemlidir?
Otel yazılımı’nın size sunduğu raporları gelir ve gider çizelgenizi görüp aylık bir sonuç çıkarmaktan ziyade artık geleceğe yön veren birer analiz olarak görmek daha doğru olacaktır.
Örneğin ADR (Average Daily Rate) ve Forecast Raporları doğru oda fiyatlandırma konusunda çok değerli veriler içermektedir.(bkz. Forecast Raporu Nedir? )
Otelinizin yönetiminde sizi bir adım ileriye taşıyacak bazı otel programı raporları şu şekildedir;
Forecast Raporları
Doluluk oranını belirleyen ve ay içerisinde ki tüm günleri kapsayan, check-in, dolu oda sayısı, kişi sayısı, boş oda sayısı, doluluk yüzde oranı gibi verileri günlük alabileceğiniz gibi aylıkta alabildiği geniş kapsamlı doluluk veri rapordur. ( Bknz. Forecast raporları neden önemlidir? )
Revpar Raporları
Revpar’ı hesaplamak için öncelikle oteliniz hakkında bazı verilere sahip olmamız gerekiyor. Temel olarak oda gelirlerinin ve satılabilir oda sayısının biliniyor olması gerekmekte. RevPAR hesabı için odalardan elde ettiğiniz gelirin satılabilir oda sayısına bölünmesi gerekir.
Örneğin 10 odalı bir tesis olduğumuzu varsayalım. Yalnızca aylık revpar hesabı yapacağımızı düşünelim. Ay sonunda oda satışlarından elde ettiğimiz gelir ise 50.000TL. Ay boyunca satabileceğimiz oda sayısı 30(gün) X 10(oda)= 300 oda satabiliriz. (Bknz. REVPAR (Revenue Per Available Room)Nedir?)
Kanal Rezervasyon Raporları
Online satış kanalları (OTA) üzerinden gelen rezervasyonları anlık olarak takibini yapmak oda gelirlerinizin kaynak kontrolü için önemlidir. Geleceğe dönük olarak pazarlama stratejinizin hangi satış kanalları üzerinden daha çok geldiğine göre Oda Fiyatlandırma / Komisyon giderleri dengesini kurmanıza yardımcı olacaktır.
(Bknz. Kanal Rezervasyon Raporları )
Otel Satış ve Gelir Grafik Raporları
Otelinizin gelir, gider, oda satışı, rezervasyon , oda başı maliyet raporlarını grafik olarak görüntülemek hızlı aksiyon almanız ve raporların daha anlaşılır olması için gereklidir. Hms otel programı grafik olarak bu raporları size sunmaktadır.
Otelinizin grafik raporlarını nasıl görebilirsiniz? (Bknz. Otel Satış ve Rezervasyon Grafik Raporları)
Otel Genel Raporları
Otelinizin genel raporları ( Tahsilat, check-in, check-out, cari) günlük olarak hızlı aksiyon almanıza yardımcı olan raporlardır. Tesisinizin günlük hareketlerini hızlı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz.
Sonuç olarak bir otel programından beklentiniz öncelikle gelişmiş raporlama araçları olmalıdır. Otel programları otelinizi hatasız ve hızlı şekilde yönetmenize yardımcı olan yazılımlardır. Fakat otel raporları tesisinizin geleceğe dönük olarak satış ve stok planlaması yapmanızda yardımcı olarak en güçlü araçlardır.
Doğru raporlar ve doğru analiz otelinizin gelirlerini arttırmanız için yardımcı olurken geleceğe dönük doğru adımlar atmanız için yardımcı olacaktır.
HMS Otel Programı gelişmiş raporlama araçları hakkında bilgi almak için wiki sayfalarımızı ziyaret edebilirsiniz.
kanal
Otel Extranet Giriş Adresleri Nelerdir?
Günümüzde Online Satış Kanalları otel rezervasyonlarında büyük bir paya sahiptir. Online Satış Kanallarına otelinizi eklemek için extranet otel ekleme paneline giriş yaparak otelinizin bilgileri ile üye olmalısınız. Her Online satış kanalının farklı gereksinimleri ve komisyon tutarları bulunmaktadır.
Popüler Extranet Yönetim Panelleri
Sizler için derlediğimiz popüler Online Satış Kanalı Extranet güncel giriş adresleri aşağıdaki gibidir;
Booking.com
Odamax / Etstur
Otelz
HotelBeds
Metglobal
Ostrovok
Agoda
Gezinomi
Only Apartments
HouseTrip / Flipkey / Tripadsivor
Gezinomi
Bedandbreakfast
Trip / Ctrip
Owners Direct
Inhores
Online Satış Kanallarına otelinizi Eklerken nelere dikkat etmelisiniz?
Online satış kanallarına otelinizi eklerken dikkat edilmesi gereken konuların başında otel fotoğraflarının yüksek çözünürlüğe sahip ve kaliteli olması geliyor.
Otelinizin Fiyat ve müsaitlik durumlarını kontrol etmeniz overbooking (Short) durumunu yaşamamanız için çok önemlidir. Bu noktada kanal yöneticisi hizmeti sunan bir otel programı ile çalışmak hızlı ve problemsiz olarak iş akışını sağlamanızda faydalı olacaktır.
Otelcilikte Kat Hizmetleri ve Önemi
Turizm ve Otelcilik sektöründe işletmenize değer katan en önemli hizmetlerden biri kat hizmetleridir. Kat hizmetleri departmanının en iyi şekilde hizmet vermesi otelinizin geleceği için çok önemlidir. Çünkü misafirlerinizin tesisinizde yada odalarda ilk dikkat edeceği konu temizlik, hijyen ve tüm hizmetlerin çalışır durumda olmasıdır.
Otellerde Kat Hizmetleri Görev Tanımı Nedir?
Otel Kat Hizmetleri departmanının görev tanımını kısaca odalar başta olmak üzere tesisteki temizlik, hijyen ve sunulan cihaz, alet, hizmetlerin çalışır durumda olduğunun kontrolü ve raporlanması olarak sıralayabiliriz.
Kat Hizmetleri Neden Önemlidir?
Kat Hizmetleri departmanının otelinizdekini önemini kısaca şu şekilde tanımlayabiliriz;
- Otelinizin temizliği, hijyeni ve tertibinden memnun kalan misafirleriniz otelinizi büyük ihtimalle tekrar tercih edecek ve çevresine önerecektir.
- Kat Hizmetleri otelinizdeki cihazlar, musluklar ve misafirlerinize sunduğunuz hizmetlerin çalışır durumda olduğunu kontrol eder. Zamanında doğru kontrolleri ve bakımları yapılan araçların kullanım ömrü uzayacağı için otelinizin ekonomisine katkı sağlayacaktır.
- Kat hizmetlerinin doğru yapılması işletmenizin pazarlamasını yapacak olan acenteleri olumlu etkileyecektir.
- Hijyenin en doğru ve kontrollü şekilde yapılması günümüz Covid-19 pandemi sürecinde misafirlerinize güven verecektir. Yeni bir görev tanımı olan güvenli turizm hijyen önlemleri de kat hizmetleri tarafından yapılan gündelik bir rutin haline gelmiştir.
Kat Hizmetleri ve Otelin Diğer Departmanları ile İş Birliği
Otel Kat Hizmetleri departmanının görev tanımını kısaca odalar başta olmak üzere tesisteki temizlik, hijyen ve sunulan cihaz, alet, hizmetlerin çalışır durumda olduğunun kontrolü ve raporlanması olarak sıralayabiliriz.
Kat Hizmetleri görevlileri otel içerisinde yaşabilecek aksaklıkların önüne geçebilmek için sürekli diğer departmanlar ile iş birliği halinde olmalıdır. Kat Hizmetlerinin diğer departmanlar ile ilişkisini aşağıdaki grafik üzerinden inceleyebiliriz.
- Ön Büro; Kat Hizmetleri Housekeeping ilk iletişim noktası ön büro çalışanlarıdır. Check-in ve Check-out yapılacak odaların listesi alınarak gerekli oda temizliği yapılarak rapor halinde geri dönüş yapılır.
- Muhasebe; Odalarda ve tesiste eksik görülen malzeme ve envanter sayımları muhasebe departmanına iletilir.
- Yiyecek ve İçecek; Mini bar , çay ve kahve gibi odalarda sunulan yiyecek içecek hizmetlerinin devamlılığının sağlanması için restaurant departmanı ile iletişim halindedir.
Yukarıda belirtilen Kat hizmetleri ve diğer departman ilişkileri otelin ölçeğine göre değişiklikler göstermektedir. Genellikle Housekeeping hizmetleri ön büro departmanı ile veri alışveri halindedir.
Sonuç olarak kat hizmetlerinin doğru ve zamanında yapılması diğer otel birimlerinin de sorunsuz çalışması ve misafir memnuniyeti açısından en önemli noktalardan biridir. Kat Hizmetleri ve diğer birimler arasında iletişimin en doğru şekilde kurulması için iyi bir otel programı ve raporlama araçlarına ihtiyacınız olacaktır. Günlük olarak otel programı üzerinden yapılan kontroller tesisinizin tüm birimlerinin sorunsuz çalışması ve misafir memnuniyeti için çok önemlidir.
Bkz: HMS Otel Programı Housekeeping İşlemleri Nasıl Yapılır?
erken rezervasyon
Erken Rezervasyon Avantajları Nelerdir?
Erken rezervasyon misafir ve işletme sahibi için bütçe ve fiyatlandırma olarak kazan / kazan durumudur. Erken rezervasyon yaptıran misafir uygun fiyatlara erişebilirken, tesis sahibi de ileriye dönük bütçe stratejilerini daha kolay yapabilmektedir.
Erken Rezervasyon Yaptırmanın Misafir için Avantajları Nedir?
Erken Rezervasyon yaptıran kişilerin daha uygun fiyatlarla konaklaması ve tatil yapmak istediği tarihleri planlayabilmesi gibi avantajları vardır.
Erken Rezervasyon yaptıran misafirlerin genel olarak avantajları şunlardır;
Tatil yapmak istedikleri tarihleri kolayla belirleyebilirsiniz.
Turizm sezonunun son dakika fiyatlarına göre çok uygun fiyatlarla konaklama imkanı bulursunuz.
Daha yüksek bütçeli bir otel seçimi yapabilirsiniz.
Online Satış Kanallarından (OTA) yaptığınız rezervasyonlarda Tesisin iptal politikasına göre rezervasyon iptali yapabilirsiniz.
Erken Rezervasyon Yaptırmanın Oteller için Avantajları Nedir?
Erken Rezervasyonun Otel sahipleri için en büyük avantajı turizm sezonuna daha planlı ve bütçe ayarlaması yaparak hazırlanabilmesidir.
Erken Rezervasyon yaptıran misafirlerin oteller için avantajları şunlardır;
Bütçe Planlaması; erken rezervasyonların yoğunluk durumuna göre tesis sahibi kolayca bütçe hazırlayabilir.
Erken rezervasyonun yoğun olduğu tarihlerde otelin genel tüketim malzemeleri ve gıda ürün alımı erkenden planlanarak alınabilir, dolayısıyla maliyetleri düşürmek mümkündür.
Doluluk oranına göre son dakika satış politikaları daha daha net olarak belirlenebilir.
Erken rezervasyon yoğunluğuna bağlı olarak Oda Başı Maliyet (Room Cost) hesaplamak daha kolay ve net olacaktır.
Sonuç olarak erken rezervasyon otel sahibi ve misafir açısından fiyat, bütçe ve oda müsaitlik planlaması olarak avantajlıdır.
Konaklama Belgesi Nedir? Ne İşe Yarar?
Konaklama belgesi nedir, oteller için neden gereklidir, nasıl doldurtulur, konaklama belgesi hakkında tüm sorularınızı cevaplıyoruz
Otellerin Yıldız Sayıları Neye Göre Verilir ve Ne Anlama Gelir
Otellerin yıldız sayılarının anlamı nedir ve neye göre belirlenir, bir, iki ,üç, dört ve beş yıldızlı otel nasıl olunur
housekeeping temizlik
Otel Temizliği Nasıl Yapılır?
Otel temizliği nasıl yapılır, aşamaları nelerdir ve hoousekeeping konusunda müşteri memnuniyeti için nelere dikkat edilmelidir
otelcilik terimleri
Otelcilik Terimleri ve Anlamları
Turizm ve otelcilik sektöründe ingilizce bir çok terim kullanılmaktadır. Her ne kadar türkçe karşılıkları olsa bile otelcilik sektöründe çalışanlar tarafından ingilizce olarak kullanılmaya devam etmektedir. Bu günkü blog yazımızda sık kullanılan otelcilik terimleri ve türkçe anlamlarını inceleyeceğiz.
Önbüro Terimleri ve Anlamları
Check-in : Tesis girişinde konaklamadan önce yapılan işlemlerdir.
Check-Out : Konaklama süresinin sona ermesiyle yapılan çıkış işlemleridir.
Complimantary : Konaklayan misafirlerinize özel olarak ücretsiz sunulan hizmetlerdir. (konaklama, yemek, içme, spa vb.)
Deadline : Misafirinizin rezervasyonunu iptal edebilmesi için tanınan süredir.
Registration Card : Misafirlerinizin konaklamadan önce ön büroda doldurduğu bilgi formudur.
Voucher : Konaklayan misafirinizin satın aldığı hizmetlerin belgesidir.
Folio: Misafirlerinizin tesis içerisinde yaptığı harcama ve ödemelerin döküm ekranıdır.
Booking : Misafirinizin konaklama için oda yada hizmet için rezervasyon işlemidir.
Overbooking: (Shorta Düşme) Otelinizdeki oda sayısından fazla rezervasyon alma durumudur.
Paid Out : Otelinizde konaklayan misafirinizin yaptığı ödemenin folio ekranına işlenmesidir.
Upgrade : Otelinize rezervasyon yaptıran misafirinizin satın aldığı oldu yada hizmetin daha iyi bir oda yada hizmet ile fiyat farkı alınmadan güncellenmesi işlemidir.
Konaklama Tipleri ve Anlamları
Room Only (RO) : Tesisinizde sunduğunuz oda ücretidir, konaklama ücreti haricinde alacağı tüm hizmetler ücretlendirilir.
Bed – Breakfast (B&B) : Oda ücretine sadece kahvaltı dahil konaklama tipidir. Oda ve kahvaltı haricindeki tüm hizmetler ücretlendirilir.
Half Board (HB) : Yarım Pansiyon olarak bilinen bu terimde konaklama ücretine kahvaltı ve akşam yemeği dahildir.
Full Board (FB) : Tam Pansiyon yani kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği ve belirli alkolsüz içeceklerin dahil olduğu konaklama tipidir.
All Inclusive (AL) : Konaklama ücretine kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği, alkollü ve alkolsüz içeceklerin dahil olduğu herşey dahil konaklama tipidir.
Ultra All Inclusive (UAI) : Herşey dahil konaklama tipine ek olarak 24 saat yiyecek, A la carte restaurant ve içecek servisinin de dahil edildiği Ultra herşey dahil konaklama türüdür.
expedia
Expedia Collect ve Expedia Hotel Collect Nedir?
1996 Yılında sektöre giriş yapan Expedia, daha sonra faklı platformları da bünyesine katarak hızla büyüdü. 2013 yılında adını sıkça duyduğumuz Trivago’nun çoğunluk hissesini de satın alan Expedia, 2018 yılında adını “Expedia Group” olarak güncellendi. Şu anda dünya genelinde 70 ülkede faaliyet gösteren Expedia’nın toplamda 24.000’den fazla çalışanı bulunmakta.
Hotels.com, CheapTickets, Egencia, HomeAway gibi platformları bünyesinde bulunduran Expedia Group, rezervasyonlar, fiyat ve müsaitlik durumlarını tek ekstranet üzerinde toplayarak otelcilere büyük kolaylık sağlıyor. Amerika merkezli firma sayesinde otelciler yerli ve yabancı müşterilerine tesislerini açabiliyor, rezervasyon alabiliyorlar. Expedia, diğer acentelerde olduğu gibi rezervasyon ödemelerinde müşterilerin ve sizin güvenliğinizi sağlamak amaçlı birkaç ödeme yöntemi seçeneği sunuyor. Konaklama yapan müşterilerden alacağınız tutarı Expedia Collect ve Expedia Hotel Collect olmak üzere iki şekilde tahsil edebiliyorsunuz.
1 - Expedia Collect Nedir?
Ödemelerin müşteriden rezervasyon yapma esnasında Expedia tarafından tahsil edildiği bu sistem, Virtual card ile ödeme ve Expedia pay kullanarak ödeme olarak ikiye ayrılır. En çok kullanılan ödeme yöntemi Virtual card yöntemidir. Aynı zamanda Expedia da otelcileri bu ödeme yöntemine teşvik etmektedir. Müşteri rezervasyonunu yaparken ücret Expedia tarafından tahsil edilir, içerisinden Expedia’nın alacağı komisyon düşülerek size, müşterinin giriş yapacağı günden itibaren görüntülemenize izin verilen bir sanal kart gönderilir. Misafiriniz giriş yaptıktan sonra sanal kart bilgileri görüntülenebilir ve ücret mail order yolu ile otelci tarafından tahsil edilir. Sanal kart misafir çıkış yaptıktan birkaç gün sonra otomatik olarak devre dışı kalacaktır. Otelcilerin buna dikkat etmesi gerekmektedir.
Eğer mail order kullanmak istemiyorsanız, Expedia pay kullanarak ödemenizi havale yoluyla alabilirsiniz. Aynı şekilde oda ücreti Expedia tarafından misafirden tahsil edilir, içerisinden Expedia’nın komisyonu düşülerek otelciye havale yoluyla gönderilir. Fakat oda ücretinin misafirin çıkış tarihinden 30 gün sonra belirtilen hesaba yatırılacağını ve bankada gönderim masrafı kesintisi olabileceğini unutmamak gerekir.
1 - Expedia Hotel Collect Nedir?
Expedia’nın size sunmuş olduğu diğer ödeme yöntemi ise Expedia Hotel Collect. Bu yöntemde misafirden rezervasyon sırasında kredi kartı bilgileri istenir, bu bilgiler otelciye gönderilir. Otelci oda tutarının tümünü mail order veya otelde ödeme yoluyla kendi tahsil eder. Ay sonunda ise Expedia tarafından çıkarılan komisyon faturasının ödemesini yapar. Hotel Collect sistemi otelciler için daha cazip gibi görünse de tahsilat adımlarını üstlenmek hem fazladan iş yükü oluşturmakta hem de geçersiz girilen kredi kartı bilgileri riski bulunmaktadır. Ay sonunda çıkarılan fatura ödemelerini takip etme ve ödemesini yapma işlemleri de zaman kaybetmenize, kontrol etmeniz gereken işlemlerin çoğalmasına sebep olacaktır.
Expedia’nın size sunmuş olduğu diğer ödeme yöntemi ise
Expedia Hotel Collect. Bu yöntemde misafirden rezervasyon sırasında kredi kartı
bilgileri istenir, bu bilgiler otelciye gönderilir. Otelci oda tutarının tümünü
mail order veya otelde ödeme yoluyla kendi tahsil eder. Ay sonunda ise Expedia
tarafından çıkarılan komisyon faturasının ödemesini yapar. Hotel Collect
sistemi otelciler için daha cazip gibi görünse de tahsilat adımlarını üstlenmek
hem fazladan iş yükü oluşturmakta hem de geçersiz girilen kredi kartı bilgileri
riski bulunmaktadır. Ay sonunda çıkarılan fatura ödemelerini takip etme ve
ödemesini yapma işlemleri de zaman kaybetmenize, kontrol etmeniz gereken işlemlerin
çoğalmasına sebep olacaktır.
Kanal yöneticisi ve otel programı entegrasyonu size bu iş yükünün azalmasında yardımcı olacağını unutmayın.
otel web sitesi
Başarılı Bir Web Sitesi Nasıl Olmalıdır?
Kullanıcılar artık tek bir tıkla farklı bir çok bilgiye sahip olabilirken sayısız arama motorları üzerinden veya online acente sitelerden otellere ulaşmaya çalışıyor. Bilgi çokluğunun ve farklılığının olduğu online dünyada gerçek bilgiye erişmek bazı zamanlarda oldukça güç bir hal alabiliyor.
Sizin otelinizi tercih etmek isteyen misafirlerinizde aynı şekilde oteliniz ile ilgili en doğru bilgiye ulaşmaya çalışıyor. Misafirinize en doğru bilgiyi web sitenizden sunanabileceğinizi unutmayın.
Başarılı Bir Web Sitesinin Olmazsa Olmazı Nelerdir?
Mobil uyumlu bir web sitesi tasarımına sahip olun. Misafirleriniz görüntüledikleri sitede ki tüm yazıların iç içe girdiği, sayfa düzeninde kaymaların olduğu bir sitede incelemeye devam etmeyebilir ve kısa sürede siteyi terk edebilir.
Kullanımı kolay anlaşılır bir site tasarımı sağlamanız misafirleriniz açısından sitede daha uzun süre kalmalarını sağlayacaktır.
Siteye kolay erişim olmalı ki misafirleriniz sitenizi aramak ile ilgili herhangi bir zaman kaybı yaşamamalı Fiyatları görebileceği bir online rezervasyon modülünüz olsun ki misafiriniz fiyatlarınızı öğrenmek için başka bir araca ihtiyaç duymasın.
Galerinize en güzel, en güncel, en dikkat çekici fotoğraflarınızı yerleştirin.
Otel çevresindeki aktiviteler ve önemli mesafelere olan uzaklıklarını belirtmeyi atlamayın ki misafiriniz otel dışında keyifli zaman geçirebileceğini bilsin.
Verdiğiniz ücretsiz hizmetleriniz varsa bunlardan bahsetmek misafirleriniz için dikkat çeken bir ayrıntı olabilir Adres ve konum bilgisi otele ulaşabilecekleri her türlü bilgiyi paylaşmak misafir açısından büyük kolaylık sağlayacaktır.
Misafirlerinizin size ulaşabilecekleri canlı destek, whatsapp veya iletişim formları yerleştirmek her zaman için hizmet vermeye hazır olduğunuzu gösterecektir. Sosyal medya bağlantılarınızı paylaşabilirsiniz. Bu gibi ayrıntılar ile sizde web sitenizi öne çıkarabilirsiniz.
